Тендерна документація: складаємо правильно, щоб уникнути проблем

24 Березня 2017

Зміст інструкції
Оголошення закупівлі
Прийом пропозицій
Аукціон
Кваліфікація учасників
Підписання договору та завершення закупівлі

Оголошення закупівлі

Оголосити процедуру відкритих торгів на майданчику можна двома шляхами:

Розглянемо з вами другий варіант. 
Щоб створити закупівлю, перейдіть до розділу «Публічні закупівлі». Зі списку, що з’явиться, виберіть «Закупівлі» та натисніть на кнопку «Нова закупівля». Розглянемо приклад створення відкритих торгів для закупівлі картоплі.
Тендерна документація: складаємо правильно, щоб уникнути проблем
Виберіть тип процедури «Відкриті торги».
Тендерна документація: складаємо правильно, щоб уникнути проблем
Щоб опублікувати закупівлю з декількома лотами, необхідно встановити позначку  «Мультилотова закупівля». В такому разі учасники будуть подавати свої пропозиції в кожний лот, а етапи аукціону, кваліфікації та підписання договору відбуватимуться окремо для кожного лоту. 
Якщо закупівля передбачає тільки один лот, зазначене поле залиште порожнім. 
Далі, вкажіть ідентифікатор плану закупівлі, щоб зв’язати закупівлю із планом. Це допоможе розуміти відповідно до якого плану оприлюднене оголошення. 
Тендерна документація: складаємо правильно, щоб уникнути проблем
Далі – вкажіть вид предмета закупівлі: товари, роботи чи послуги. 
Тендерна документація: складаємо правильно, щоб уникнути проблем
За потреби, у блоці «Контактні дані» оберіть співробітника відповідального за проведення відкритих торгів.  Його дані будуть відображатися на сторінці закупівлі.
Якщо в особистому кабінеті зареєстровано лише одного користувача, його автоматично буде обрано системою.
Тендерна документація: складаємо правильно, щоб уникнути проблем
У блоці «Інформація про закупівлю»:

  • вкажіть узагальнену назву закупівлі, що має містити назву предмета закупівлі, яка передбачена річним планом;
  • в примітках можна конкретизувати предмет закупівлі та надати розширений опис товару, послуг чи робіт, а також вказати їх особливості. Дане поле не є обов’язковим для заповнення.

Тендерна документація: складаємо правильно, щоб уникнути проблем
Якщо в закупівлі наявна велика кількість номенклатурних позицій або лотів, то процес додавання цієї інформації до закупівлі займає багато часу. Саме тому, ми вирішили додати функцію Імпорт специфікацій з Excel, яка дає можливість прискорити цей процес. 

  • у полі «Документація до закупівлі» необхідно завантажити потрібні документи та вибрати тип файлів (наприклад, ви можете завантажити: опис предмета закупівлі, проєкт договору, технічні характеристики, кваліфікаційні вимоги до учасників (не більше 100 файлів по 49 МВ кожен));

Тендерна документація: складаємо правильно, щоб уникнути проблем

Зверніть увагу! Після того, як закупівля буде опублікована, видалити документи з системи неможливо.

  • вкажіть очікувану вартість, а саме загальну суму, на яку ви плануєте придбати товар, роботи чи послуги (яка має відповідати сумі річного плану). Якщо очікувана вартість враховує ПДВ, поставте відповідну позначку.;
  • вкажіть валюту закупівлі – автоматично визначена гривня, але за потреби ви можете її змінити;
  • зазначте крок зниження ставки в аукціоні. Ця сума є мінімальною, на яку учасник, за бажанням, може знизити суму своєї пропозиції під час аукціону. Вкажіть у грошових одиницях або відсотках розмір мінімального кроку, він повинен бути в межах від 0,5% до 3% від очікуваної вартості закупівлі.

Тендерна документація: складаємо правильно, щоб уникнути проблем

  • за бажанням ви можете встановити вимогу про забезпечення тендерної пропозиції та виконання договору. Як це зробити, ви можете дізнатись з інструкції.

Тендерна документація: складаємо правильно, щоб уникнути проблем

  • Відповідно до Постанови КМУ № 710 від 11 жовтня 2016 р. деякі замовники повинні на власному веб-сайті оприлюднити обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі. Детальніше за посиланням.

Тендерна документація: складаємо правильно, щоб уникнути проблем

  • вкажіть кінцевий строк подання тендерних пропозицій, він не може бути менше, ніж 15 календарних днів (згідно ст. 253 ЦКУ перебіг строків починається з наступного дня) з дня оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів в електронній системі закупівель; 
  • якщо закупівля передбачає нецінові критерії, додайте та вкажіть їх назву, опис та вагу. Як правильно це зробити, ви можете дізнатись з інструкції – Нецінові критерії.
  • вкажіть умови оплати за договором (поле «опис» не є обов’язковим для заповнення).  Дана інформація дозволить потенційним постачальникам швидше прийняти рішення щодо участі у закупівлі. Якщо в полі «Оплата після події» ви виберете варіант «інша подія», то для більш розширеного інформування постачальників поле «опис» необхідно заповнити.

Заповніть блок «Електронна тендерна документація». Читайте більше детально, як це зробити в інструкції за посиланням.

У блоці «Товари, роботи та послуги» вкажіть:

  • конкретну назву предмета закупівлі, що передбачена річним планом;
  • зазначте кількість (допускається ціле або дробове число, де можливо вказати три знаки після коми) та виберіть одиницю виміру зі списку;
  • виберіть код класифікатора ДК 021:2015, який відповідає предмету закупівлі. ДК 021:2015 – Єдиний закупівельний словник, призначений для стандартизації опису предмета державних закупівель.

Положення про оплату праці: складаємо правильно

Схема посадових окладів — це перелік посад (від вищої до нижчої) та посадових окладів, що відповідають їм, в абсолютному (гривні) або відносному (посадові коефіцієнти) розмірі.

Якщо говорити про схему посадових окладів, у якій наведені їх абсолютні розміри, то вона матиме вигляд таблиці, що складається з двох граф. У першій наводять професії (посади), у другій — оклади*.

У схемі посадових окладів за окремими посадами оклади можуть бути наведені у визначеному діапазоні (так звана «вилка» окладів). У цьому випадку конкретні розміри місячних окладів працівникам з однаковими посадами встановлюються залежно від їх кваліфікації, складності виконуваних робіт, умов праці.

Наведемо фрагмент схеми посадових окладів, у якому за кожною посадою наведені їх абсолютні суми.

Тендерна документація: складаємо правильно, щоб уникнути проблем

При встановленні окладів працівникам підприємство може використовувати такий же підхід, що й при визначенні тарифних ставок працівникам, тобто з присвоєнням посадам тарифних розрядів і затвердженням міжпосадових коефіцієнтів**.

Тарифні сітки та схеми тарифних розрядів

  • Тарифні сітки розрядів та коефіцієнтів з оплати праці працівників, а також схеми тарифних розрядів дозволяють установити правильні співвідношення між оплатою праці та кваліфікаційним рівнем працівників.
  • Тарифна сітка являє собою таблицю, в якій кожному тарифному розряду присвоєно свій тарифний коефіцієнт.
  • Тарифний коефіцієнт 1-го розряду зазвичай приймається таким, що дорівнює одиниці.
  • Тарифний коефіцієнт кожного подальшого розряду показує рівень підвищення оплати праці працівника цього розряду порівняно з оплатою праці робочого 1-го розряду.
  • Наведемо фрагменти тарифної сітки та схеми тарифних (посадових) розрядів.

Тендерна документація: складаємо правильно, щоб уникнути проблем

У цьому випадку розмір тарифної ставки (окладу) обчислюють так: 1) визначають, який тарифний розряд присвоєно конкретній посаді; 2) знаходять тарифний коефіцієнт, що відповідає цьому тарифному розряду; 3) множать тарифний коефіцієнт на мінімальну тарифну ставку (оклад) працівника 1-го тарифного розряду.

При цьому мінімальну тарифну ставку (оклад) фіксують у Положенні про оплату праці.

Мінімальна тарифна ставка в місячному розмірі (оклад) не може бути менше прожиткового мінімуму, встановленого для працездатних осіб на 1 січня календарного року (у 2020 році — 2102 грн) (див. ст. 96 КЗпП і ст. 6 Закону про оплату праці).

Використовуючи інформацію, наведену на рисунку вище, припустимо, що на підприємстві мінімальна тарифна ставка працівника 1-го тарифного розряду дорівнює 2200 грн.

Тоді оклад генерального директора знаходимо, помноживши тарифну ставку працівника 1-го тарифного розряду (2200 грн) на тарифний коефіцієнт, установлений для тарифного розряду, що відповідає посаді «генеральний директор» (5,82). Отримуємо оклад 12804 грн (2200 грн х 5,82).

Якщо роботодавець застосовує погодинну оплату праці, то мінімальну годинну тарифну ставку, нижче за яку не можна оплачувати працю працівника, він обчислює самостійно.

Це робиться так. Суму прожиткового мінімуму, встановленого для працездатних осіб на 1 січня звітного року, ділимо на середньомісячну норму тривалості робочого часу.

  1. У свою чергу, середньомісячну норму тривалості робочого часу знаходять шляхом ділення норми робочого часу за рік, установленої для працівника (повна зайнятість), на 12.
  2. Так, у 2020 році при річній нормі робочого часу 2002 год (40-годинний п’ятиденний робочий тиждень з двома вихідними днями в суботу і неділю при однаковій тривалості часу роботи за день протягом робочого тижня) мінімальний розмір годинної тарифної ставки дорівнюватиме:
  3. 2102 : (2002 : 12) = 12,60 (грн/год).
  4. Увага: законодавець не зобов’язує роботодавця збільшувати оклади (тарифні ставки) у зв’язку зі зростанням прожитмінімуму протягом календарного року.
  5. Водночас таке збільшення може бути передбачене колдоговором (Положенням про оплату праці, іншим нормативним актом роботодавця, який регулює питання оплати праці працівників), що діє на підприємстві.

Також підприємство може встановити інший розмір мінімальної тарифної ставки (окладу) працівника 1-го розряду, наприклад, прив’язавши його до мінімальної заробітної плати (далі — МЗП). Головне, щоб він був не нижчим за прожитковий мінімум для працездатних осіб на 1 січня календарного року.

Диференціація окладів (тарифних ставок)

Мінімальна тарифна ставка (оклад), установлена ст. 96 КЗпП і ст. 6 Закону про оплату праці, — це свого роду межа, нижче за яку опускатися не можна. У такому розмірі може бути нарахована основна зарплата за просту некваліфіковану працю.

Якщо ж виконання роботи вимагає певної кваліфікації (навичок), оклад (тарифну ставку) слід визначати з урахуванням міжкваліфікаційних (міжпосадових) співвідношень розмірів тарифних ставок (посадових окладів). Цього вимагає ст. 96 КЗпП.

З урахуванням наведеного, оклад (тарифна ставка) в мінімальному розмірі, визначеному законом, може бути встановлений тільки для простих професій. Нагадаємо, що перелік цих професій наведено в розд. 9 Класифікатора професій.

За посадою, яка вимагає кваліфікації, встановлювати оклад (тарифну ставку) на рівні прожитмінімуму категорично не радимо, навіть якщо це єдина посада в штатному розписі (наприклад, «директор»).

Також не радимо захоплюватися «зрівнялівкою» в окладах (тарифних ставках). Вона «виливається» в порушення вимоги ст.

94, 96 КЗпП і ст. 6 Закону про оплату праці.

І неважливо, в якій сумі оклади (тарифні ставки) встановлено для всіх працівників: по 2102 грн чи по 20000 грн.

Тому слід диференціювати оклади (тарифні ставки) за посадами залежно від кваліфікації працівника і складності робіт.

Важливо! Посади відносьте до певних тарифних розрядів за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником). Це вимога ст. 96 КЗпП.

Причому якщо така інформація буде відображена в Положенні про оплату праці (колдоговорі підприємства), то погодження відбудеться автоматично при погодженні самого Положення (колдоговору).

Припустимо, підприємство в Положенні про оплату праці навело мінімальну тарифну ставку (оклад) і схему посадових окладів в абсолютному розмірі (у гривнях). Як тоді бути в ситуації з підвищенням окладів (зростанням мінімальної тарифної ставки)? Чи потрібно кожного разу вносити зміни до Положення про оплату праці?

Наша рекомендація для такого випадку: передбачте в Положенні норми, що регулюють порядок перерахунку заробітної плати.

Припустимо, на вашому підприємстві оклади (тарифні ставки) підвищуються один раз на рік у січні у зв’язку зі зростанням прожитмінімуму і, відповідно, мінімальної тарифної ставки (окладу).

Читайте также:  Зміни у діяльності тов відповідно до закону 2022

У цьому разі в Положенні про оплату праці можна прописати, наприклад, що розміри тарифних ставок (окладів) змінюються пропорційно підвищенню тарифної ставки (окладу) працівника 1-го тарифного розряду, розрахунок якої здійснюється згідно з відповідним пунктом Положення про оплату праці.

Працює це так. Припустимо, схемою посадових окладів, затвердженою на підприємстві у 2017 році, встановлено посадовий оклад касирові підприємства в сумі 3240,00 грн.

У Положенні про оплату праці прописано, що розмір тарифної ставки робочого 1-го розряду (мінімального окладу) дорівнює прожитковому мінімуму, встановленому законом для працездатних осіб на 1 січня календарного року. Розмір посадового окладу (тарифної ставки) працівника 1-го тарифного розряду у 2017 році становив 1600 грн, у 2020 році — 2102 грн.

  • А отже, коефіцієнт, на який потрібно було підвищити посадовий оклад касира, з 1 січня 2020 року дорівнює:
  • 2102 грн : 1600 грн = 1,31375.
  • У результаті посадовий оклад касира на 1 січня 2020 року становитиме:
  • 3240 грн х 1,31375 = 4256,55 грн.

Для того щоб уникнути окладів з копійками, можна прописати в «окладоформуючому» документі (у Положенні про оплату праці) правила округлення до 1 або 10 гривень.

Якщо ви підвищуєте зарплату частіше (наприклад, кожні два місяці, щоб уникнути індексації), то це теж не проблема. У Положенні про оплату праці можна, наприклад, зафіксувати, що наведені в ньому розміри окладів (тарифних ставок) — це базові розміри.

При цьому перегляд окладів (тарифних ставок) здійснюється на підприємстві таким чином: оклади (тарифні ставки) підвищують у січні на 20 %, у березні, травні, липні, вересні та листопаді — на 0,5 % порівняно з раніше затвердженими в штатному розписі окладами (тарифними ставками).

Публічні закупівлі: укладання та виконання договорів

Зміни в державних закупівлях торкнулися не лише процедурних моментів проведення торгів, а й певною мірою механізму укладання договору за результатами торгів.

При цьому недотримання деяких оновлених норм матиме для замовника ризик визнання укладеного ним договору недійсним.

Як має діяти замовник при укладанні та виконанні договору про закупівлю, щоб до нього не було запитань із боку контролюючих органів.

У народі кажуть: «Готуй сани влітку!» Напевно, не зайвим буде нагадати: щоб правильно укласти договір про закупівлю, замовнику варто продумати всі нюанси ще на етапі складання тендерної документації та правильно прописати в ній не лише вимоги до учасника, а й умови майбутнього договору про закупівлю у формі проекту такого договору.

Як передбачено п. 7 ч. 2 ст. 22 Закону від 25.12.15 р. № 922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі – Закон № 922), тендерна документація має містити проект договору про закупівлю з обов’язковим зазначенням порядку змін його умов.

Зауважимо, що, на відміну від «паперових» торгів, зараз замовник не має вибору, що зазначати в документації конкурсних торгів: проект договору чи основні умови, які обов’язково будуть включені до договору про закупівлю.

Тому ще на етапі підготовки проекту тендерної документації замовнику варто проаналізувати, яким він бачить майбутній договір про закупівлю. Це потрібно для того, щоб у тендерній документації були зазначені всі не тільки істотні, а й основні умови договору.

Адже після вибору переможця перед укладанням договору про закупівлю замовник не зможе змінити проект договору, оскільки переможець погодиться з ним, подаючи тендерну пропозицію.

Стосовно складання проекту договору нагадаємо, що відповідно до ч. 2 ст. 181 Господарського кодексу (далі – ГК) проект договору може бути запропонований будь-якою зі сторін. При цьому сторона, яка одержала проект договору, у разі згоди з його умовами оформлює договір відповідно до вимог ч. 1 ст.

181 ГК і повертає один примірник договору другій стороні.

За наявності заперечень щодо окремих умов договору сторона, яка одержала проект договору, складає протокол розбіжностей, про що робиться застереження в договорі, та у двадцятиденний строк надсилає другій стороні два примірники протоколу розбіжностей разом із підписаним договором (ч. 4 ст. 181 ГК).

Ураховуючи те, що за Законом № 922 договір укладають відповідно до вимог тендерної документації та тендерної пропозиції за результатами аукціону, а також з огляду на норми щодо укладання договорів, викладенi в ст. 181 ГК, вважаємо, що договір про закупівлю замовник із переможцем мають укласти вiдповiдно до погодженого ними в рамках процедури закупівлі проекту договору (без протоколу розбіжностей).

Крім того, при підготовці проекту договору замовнику стануть у пригоді такі положення:

Деякі аспекти складання тендерної документації

Тендерна документація (надалі — ТД) — це фундамент закупівлі, і від того, наскільки вона відповідає вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 р.

№ 922-VIII (далі — Закон № 922) та зрозуміла для учасників, здебільшого залежить, чи варто замовнику сподіватись на очікуваний результат проведення торгів, а саме — чи відбудеться врешті-решт довгоочікуване укладання договору про закупівлю

Тому аби не проґавити при складанні ТД важливі моменти, далі звернемо на них увагу.

1. Чи є типова форма ТД?

З цього приводу нагадаємо членам тендерного комітету, що наказом Мінекономрозвитку від 13.04.2016 р. № 680 затверджена Примірна тендерна документація для процедур закупівель — відкриті торги та конкурентний діалог.

Тому рекомендуємо уважно ознайомитись із порадами та коментарями щодо розробки ТД, розміщеними на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель — prozorro.gov.

ua у розділі «Навчання» — «Доступно про публічні закупівлі» за посиланням:

http://infobox.prozorro.org/knowledge-base/view/623?q=.

2. Як уникнути дискримінаційних вимог?

При складанні ТД важливо уникати вимог, які можуть бути визнані дискримінаційними, як учасниками, так і перевіряючими чи контролюючими органами. Аналіз багатьох ТД різних замовників показав, що такі «спірні» вимоги здебільшого містяться або в описі предмета закупівлі, або в способі документального підтвердження відповідності учасників вимогам замовника, встановленим у ТД.

3. Як правильно визначити характеристику предмета закупівлі?

Доволі часто виникають складнощі при розробці технічних завдань (специфікацій)/опису предмета закупівлі. Частіше за все це пов’язано з відсутністю у замовника профільних технічних фахівців.

Для цього у нагоді стане «Бібліотека примірних специфікацій», яка містить корисну технічну інформацію стосовно основних предметів закупівель, які найчастіше закуповуються, зокрема, бюджетними установами. З цим ресурсом можна ознайомитись на веб-порталі prozorro.gov.ua. у розділі «Бібліотека примірних специфікацій» за посиланням:

http://infobox.prozorro.org/specifications?page=1&count=25&search_in_all=false.

4. Як уникнути перевантаженості вимог до учасників?

Дійсно, одним із слабких місць багатьох ТД є перевантаженість посиланнями на різні нормативно-правові акти. З одного боку, така деталізація убезпечує замовника від звинувачень у неконкретності вимог до учасників, з іншого — зобов’язує самих замовників уважно стежити за змінами, які відбуваються у чинному законодавстві України.

Наприклад, багато замовників вимагають у розділі «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» ТД накладення на тендерну пропозицію електронного цифрового підпису (далі — ЕЦП) уповноваженої особи учасника.

Тож з цього питання зверніть увагу, що з 07.11.2018 р

Поняття про тендери. Тендерна документація, принципи її опрацювання

  • Тендерні торги — форма розміщення замовлення на будівництво або інші роботи та послуги, що передбачає вибір підрядників на конкурсних засадах шляхом оцінки їх пропозицій.
  • Тендерний комітет створюється в організаціях – головних розпорядниках державних коштів та за погодженням з організацією вищого рівня:
  • а) в організаціях-розпорядниках коштів нижчого рівня;
  • б) в організаціях-одержувачах коштів.
  • На рівні організації — головного розпорядника державних коштів за потреби може бути створено більше ніж один тендерний комітет для організації і проведення процедур закупівель визначених окремих категорій предметів закупівлі.
  • Тендерний комітет створюється керівництвом організації-замовника для організації та проведення процедур закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти на засадах колегіальності в прийнятті рішень, відсутності конфлікту інтересів членів тендерного комітету та їх неупередженості.
  • Тендерний комітет у своїй діяльності керується чинним законодавством, внутрішніми нормативними документами замовника та рішеннями, які приймаються самим тендерним комітетом.

Склад тендерного комітету, положення про тендерний комітет затверджуються рішенням у вигляді відповідного розпорядчого акта.

Членами тендерного комітету можуть бути як представники організації-замовника в кількості не менше 5 осіб, так і в разі потреби відповідних органів державної влади, особи, що працюють на громадських засадах (за їх згодою). Членами тендерного комітету рекомендується призначати посадових осіб з економічного, юридичного, фінансового підрозділів, а також підрозділу, що займається питаннями матеріально-технічного та інформаційного забезпечення організації-замовника. Зміни до складу тендерного комітету вносяться за поданням голови тендерного комітету та оформляються наказом керівника організації-замовника.

Для розв'язання конкретних питань, якщо виникає така потреба, зокрема в разі проведення торгів на закупівлю товарів, робіт чи послуг, що мають складний або спеціалізований характер, до роботи тендерного комітету можуть залучатися відповідно до законодавства незалежні кваліфіковані (технічні) експерти та консультанти, крім тих, що є заінтересованими особами стосовно виконавців цієї процедури закупівлі.

У разі здійснення закупівлі засобів електронно-обчислювальної техніки, у тому числі телекомунікаційного обладнання, і програмних продуктів тендерний комітет уключає в тендерну документацію вимоги щодо захисту інформації, передбачені законодавством, а також залучає до роботи комітету представників Департаменту спеціальних телекомунікаційних систем і захисту інформації Служби безпеки України.

Керівництво роботою тендерного комітету здійснює його голова, який призначається рішенням у вигляді відповідного розпорядчого акта та є посадовою особою, що має право на підписання договорів про закупівлю. Голова тендерного комітету організовує його роботу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на комітет функцій.

Голова тендерного комітету призначає заступника (заступників)голови, відповідального секретаря та визначає функції кожного члена тендерного комітету.

У разі відсутності голови тендерного комітету його обов'язки виконує заступник голови тендерного комітету (якщо призначено кількох заступників голови тендерного комітету, то він має визначити серед них виконуючого обов’язки голови тендерного комітету на період своєї відсутності).

За рішенням голови тендерного комітету можуть створюватись окремі робочі групи для вирішення конкретних питань, що виникають у процесі проведення процедур закупівлі, залучатись у ролі консультантів чи експертів спеціалісти структурних підрозділів замовника.

Робоча група з представників тендерного комітету в складі не менше трьох осіб призначається для розкриття тендерних пропозицій учасників процедур державних закупівель.

Робоча група повинна провести процедуру розкриття тендерних пропозицій учасників процедур державних закупівель відповідно до вимог тендерної документації та оформити протокол про результати розкриття тендерних пропозицій.

  1. Формою роботи тендерного комітету є засідання, які проводяться у разі потреби. Розгляду на засіданнях тендерного комітету підлягають такі питання:
  2. — планування роботи тендерного комітету,
  3. — розподіл функцій членів тендерного комітету, окремих його комісій та груп;
  4. — здійснення процедур закупівлі відповідно до чинного законодавства;
  5. — прийняття відповідних рішень.

Рішення з питань, що розглядаються на засіданнях тендерного комітету, приймаються простою більшістю голосів у присутності не менше двох третин членів тендерного комітету. Уразі рівного розподілу голосів голос голови комітету є ухвальним. Рішення комітету оформляється протоколом, який підписується усіма членами тендерного комітету, що брали участь у голосуванні.

  • Тендерний комітет відповідає за організацію процедур закупівлі на всіх етапах їх проведення. У процесі роботи він забезпечує реалізацію таких функцій:
  • — планування здійснення процедур закупівель протягом бюджетного року відповідно до затверджених кошторисних лімітів фінансування та пріоритетності закупівель;
  • — вибір процедури закупівлі відповідно до вимог чинного законодавства у сфері державних закупівель;
  • — розміщення оголошення про здійснення процедур закупівлі товарів, робіт і послуг, процедури попередньої кваліфікації у бюлетені «Вісник державних закупівель» та, у разі потреби, в інших друкованих засобах масової інформації, у тому числі в міжнародних, на радіо, телебаченні, у мережі електронного зв'язку або розсилання запрошень учасникам процедур державних закупівель щодо участі в них та інформування учасників процедур закупівлі про їх результати;
  • — підготовка та розсилання необхідної для проведення процедур закупівлі чи процедури попередньої кваліфікації учасників процедур державних закупівель документації;
  • — надання роз'яснень учасникам процедур державних закупівель щодо змісту тендерної документації у разі отримання від останніх відповідних запитів;
  • — проведення процедури попередньої кваліфікації учасників процедур державних закупівель у разі її застосування;
  • — організація приймання, зберігання, розкриття тендерних пропозицій, забезпечення вибору найбільш вигідної тендерної пропозиції виключно на підставі критеріїв та методики оцінки тендерних пропозицій, визначених у тендерній документації; ведення необхідної звітності щодо здійснення процедур закупівель відповідно до вимог чинного законодавства;
  • Тендерний комітет має право:
  • від імені організації-замовника в межах наданих повноважень та визначених функцій виступати організатором проведення торгів (тендерів) на закупівлю товарів (робіт, послуг);
  • готувати та подавати на затвердження керівника організації-замовника проекти наказів щодо складу тендерного комітету та з інших питань щодо проведення торгів (тендерів);
  • одержувати від структурних підрозділів замовника інформацію, необхідну для проведення процедур закупівлі;
  • залучати без права голосу, у разі потреби, до роботи в тендерному комітеті інших працівників організації-замовника та на договірних засадах сторонніх експертів і консультантів, у тому числі з громадських організацій (за їх згодою);
  • використовувати необхідне для виконання покладених завдань майно організації-замовника;
  • у межах затвердженого кошторису організації-замовника здійснювати необхідні для проведення процедур закупівлі витрати; готувати пропозиції керівнику організації-замовника щодо покриття витрат, безпосередньо пов'язаних з підготовкою, друкуванням і відправленням тендерної документації.
  • Тендерний комітет зобов'язаний:
  • — організовувати проведення процедур закупівлі відповідно до чинного законодавства, установлених процедур закупівлі та термінів;
  • — забезпечити рівні умови для всіх учасників процедур державних закупівель, що беруть участь у процедурах закупівлі, об'єктивний та чесний вибір переможця;
  • — зберігати конфіденційність інформації;
  • — своєчасно готувати письмові роз'яснення керівнику організації-замовника стосовно отриманих на його адресу скарг від постачальників (підрядників), що беруть участь у торгах(тендерах), щодо можливих порушень процедур закупівель;
  • — своєчасно оформляти відповідну звітність та забезпечувати її подання на затвердження керівнику організації-замовника.
  • Голова тендерного комітету:
  • — планує проведення засідань тендерного комітету та веде ці засідання;
  • — вирішує питання стосовно забезпечення діяльності тендерного комітету;
  • — призначає заступника голови та секретаря тендерного комітету;
  • — приймає рішення щодо створення комісій та робочих груп тендерного комітету;
  • — уносить на розгляд керівника організації-замовника пропозиції щодо змін у складі тендерного комітету;
  • — за потреби приймає рішення щодо проведення позапланових засідань тендерного комітету;
  • — пропонує порядок денний засідань тендерного комітету.
  • Секретар тендерного комітету веде та оформляє протоколи засідань тендерного комітету, забезпечує оперативне інформування членів тендерного комітету стосовно організаційних питань його діяльності, за дорученням голови тендерного комітету виконує іншу організаційну роботу, а також забезпечує відповідно до законодавства зберігання документів щодо здійснення державних закупівель.
  • Члени тендерного комітету на засіданнях тендерного комітету беруть участь в обговоренні та приймають рішення щодо результатів процедури попередньої кваліфікації учасників процедур державних закупівель у разі її застосування; оцінки та зіставлення тендерних пропозицій; визначення переможця процедур закупівлі. Члени тендерного комітету мають право:
  • брати участь в усіх засіданнях тендерного комітету та прийнятті його рішень,
  • ознайомлюватися з усіма матеріалами щодо оцінки та зіставлення тендерних пропозицій учасників процедур державних закупівель,
  • виносити питання на розгляд тендерного комітету, а також мають право на занесення своєї окремої думки до протоколів засідань тендерного комітету.
  • При виявленні порушень у роботі тендерного комітету, зокрема внаслідок розгляду отриманої відповідно до чинного законодавства скарги від учасників процедур державних закупівель, що беруть чи брали участь у процедурах закупівлі, голова тендерного комітету подає письмові роз'яснення керівнику організації-замовника з цього приводу.

Тендерный отдел: чем занимается отдел, его функции и задачи?

Хотите больше клиентов на тендерное сопровождение? Тогда вам сюда>>>

Тендерный отдел – это структурное подразделение, которое создают руководители крупных компаний, занимающиеся организацией закупок (заказчики) или продающие товары, работы, услуги (поставщики). Большим компаниям не обойтись без тендерного отдела,  от него зависит успех всей деятельности и развитие предприятия.

Сотрудники государственного заказчика должны организовывать и проводить закупки согласно Федеральному законодательству о контрактной системе закупок, поэтому они должны знать 44-ФЗ от А до Я и следить за его актуальными изменениями.

Руководитель, планирующий создать свой собственный тендерный отдел, должен «на берегу» изучить, из каких специальностей состоит коллектив, и каков рабочий функционал каждого сотрудника. Когда каждый работник отвечает за свою область, это помогает быстрее достигать поставленных целей. Грамотное распределение обязанностей – первостепенная задача каждого руководителя.

Структура и функционал тендерного отдела организации поставщика

Деятельность сотрудников подразделения организации поставщика сводится к выполнению следующих функций:

  1. Оформление/продление квалифицированной электронной подписи.
  2. Поиск тендеров согласно особенностям отрасли своей организации.
  3. Подготовка документации для участия в закупках согласно требованиям заказчика.
  4. Составление заявки на участие в закупке, протокола разногласий.
  5. Полноценное сотрудничество с заказчиком, если заявка будет принята.
  6. Следить за итогами торгов.
  7. Работать с финансовыми учреждениями, когда потребуется банковская гарантия или тендерный кредит.
  8. Заключение контракта и формирование сопутствующей документации.
  9. Вести системную работу по уже состоявшимся торгам, анализу конкурентов.

Это далеко не полный список обязанностей. Подробнее расскажем ниже.

Тендерный отдел поставщика должен не просто вести свою компанию по всем этапам участия в торгах, но и грамотно выстраивать деловые взаимоотношения с другими участниками, относится к ним максимально уважительно. По работе подразделения поставщика заказчик сделает выводы о работе всей компании. Сотрудники тендерного отдела должны быть профессионалами своего дела и грамотно представлять интересы своего руководителя.

Когда в организации нет тендерного отдела, то целесообразно обращаться за помощью к сторонним организациям. Они оказывают как комплексную поддержку («под ключ»), так и на отдельно взятом этапе (локально). Сторонние специалисты составят заявку на участие по всем правилам и проследят, чтобы заказчик ее гарантированно принял.

Специалисты «Азбуки тендеров» всегда готовы помочь в любом вопросе, касающемся закупок. Вы можете заказать как комплексную услугу, так и получить поддержку на 1-2 этапах, например, по подготовке заявки, чтобы ее не отклонил заказчик. Для этого переходите на официальный сайт по ссылке.

О тендерном сопровождении более подробно читайте в этой статье.

Структура и функционал тендерного отдела организации заказчика

Внутреннее подразделение компании, которое занимается закупками и обеспечивает проведение торгов, работает по полученному от руководства плану. Должны быть соблюдены сроки на всех этапах, правильно подготовлена соответствующая документация, налажена работа с другими службами компании.

Специалисты заказчика ищут лучших поставщиков для исполнения контракта, выявляют нарушения закона, коррупционные махинации.

Тендерный отдел организации заказчика организовывает и проводит необходимые закупки. У данного подразделения есть свой круг обязанностей:

  • Проводить закупки различными способами (аукционы или котировки, закрытые или открытые, для нескольких участников или для единственного поставщика и т.д.).
  • Готовить план-график закупок на будущий период.
  • Подготавливать необходимую документацию, вычислять средние цены товара, работы или услуги на рынке.
  • Своевременно размещать сведения в ЕИС, публиковать итоговые протоколы.
  • Сообщать участникам об окончании процедуры и ее результатах.
  • Уведомлять выигравшего участника о присвоении ему статуса победителя и направлять ему проект контракта на подпись.
  • Вести отчетную документацию по закупкам.
  • Консультировать другие службы компании в сфере своей компетенции.
  • Хранить все документы по процедуре 5 лет.

Этот перечень обязанностей является общим, для каждой компании он может быть своим. Функционал по-разному распределяется между всеми сотрудниками

Сотрудники тендерного отдела сотрудничают с другими подразделениями следующим образом:

  1. От руководства получают поэтапный план действий, отчитываются по проделанной работе.
  2. От внутренних служб компании отдел получает техническое задание, по которому организовывается закупка, а со своей стороны предоставляют сведения о проведенных процедурах.
  3. От бухгалтерии отдел узнает о перечислении обеспечительных мер со стороны победителя, а взамен подают заверенную ответственными лицами компании и победителем закупочную документацию.
  4. Юристы готовят необходимые договоры и иную документацию на основе данных, полученных от тендерной службы.
  5. При необходимости взаимодействуют с другими подразделениями по различным вопросам.

Руководитель компании должен не только разбираться во всех тонкостях организации тендерного отдела, обязанностях каждого сотрудника, но и соблюдать их права и обязанности. Эти параметры строго прописываются в должностной инструкции каждого сотрудника.

Из каких специальностей состоит штат тендерного отдела?

У каждого сотрудника внутреннего подразделения есть свой четкий круг обязанностей, что помогает достигать высоких результатов. Обязательно тендерный отдел состоит из руководителя и его заместителя.

Директор компании назначает человека на должность руководителя приказом. В функционал руководителя входит контроль над качественной работой подчиненных и обеспечение взаимодействия с другими подразделениями организации.

  • Заместитель руководителя является его правой рукой и помогает поддерживать налаженную работу всех сотрудников коллектива и выполнение ими своих обязанностей.
  • Специалист по мониторингу и аналитике осуществляет поиск подходящих закупок, следит за изменениями в Единой информационной системе.
  • Специалист по торгам регистрирует в ЕИС, настраивает рабочее место, составляет заявку согласно требованиям документации, участвует в торгах, составляет при необходимости жалобу в ФАС.
  • Юрист следит, чтобы все документы были составлены без ошибок и не противоречили действующему законодательству.

Курьер доставляет документацию, если закупка проводится в «бумажном» виде. В последнее время все процедуры переведены в электронный формат, поэтому эта специальность упразднена без ущерба для работы предприятия.

Мы назвали возможный список сотрудников в штате. При их наличии отдел считается полностью укомплектованным. Количество специалистов может быть разным. Он может состоять из 3-х человек: руководителя, его заместителя и менеджера. Расширять подразделение нужно по мере необходимости и загруженности работой.

Сотрудники подразделения должны вести свою деятельность исходя из требований организации, согласовывать свою работу с директором или руководителем, сдавать готовые документы на проверку.

Как создать тендерное подразделение?

Как было сказано выше, каждый руководитель организации должен знать, как запустить в работу подразделение, отвечающее за закупки. Ниже даем пошаговую стратегию создания внутренней службы.

Принятие решения

Кажется, что тут думать – нужно обязательно открывать тендерный отдел, ведь он ускорит процесс, повысит шансы, приведет компанию к победе. Но это только на первый взгляд, на деле же не все так просто.

Не спешите с созданием подразделения, потому что не всегда есть в этом надобность. Если участие в закупках является для вас основным источником дохода, то тогда отдел необходим. А если планируете участвовать в торгах точечно, например, 3-5 раз в год, то повремените с этим решением. В этом случае оправданно будет делегировать все или 1-2 задачи консалтинговому агентству.

Некоторые руководители ошибочно предполагают, что в случае необходимости можно возложить на сотрудников дополнительные обязанности. Но этот вариант обречен на провал, потому что у каждого работника уже есть свои задачи, которые он стремится выполнить. Дополнительную нагрузку он физически не сможет осилить. Также он может не  быть компетентным в нужной области и наделает ошибок.

Создание полноценной службы должно происходить только после анализа объема закупок, в которых планируете участвовать. Посчитайте расходы на зарплату, налоги, взносы, мебель и офисную технику для кабинета. Затраты могут быть большими, что не позволит вам снизиться достаточно по цене при участии в торгах, и вас будут обходить организации с меньшими издержками.

Оцените, насколько ваша продукция востребована на рынке, нуждаются ли в ней заказчики, сколько закупок проводится в вашей нише. Только после этого принимайте решение о создании службы, отвечающей за закупки.

Необязательно сразу брать в штат 5 человек, начните с 1-2, а потом постепенно расширяйтесь.

Создание отдела на основе KPI

Успешность компании видна по ключевым показателям эффективности. При создании внутренней службы придерживайтесь следующих правил управления, которые уже 15 лет действуют на Западе.

Это ключевые показатели эффективности (KPI) — от английского Key Performance Indicators. Каждый сотрудник должен обладать соответствующим уровнем квалификации.

Основные показатели эффективности распространяются и на самого директора компании.

При формировании KPI тендерного отдела:

Планируйте  — стратегия в закупочной деятельности очень важна. Ставьте цели, пользуйтесь аналитикой, только так можно контролировать результат. Планы – это непостоянная величина, они могут меняться в зависимости от погодных условий, экономической обстановки в стране, социальных перестроений и т.д.

Организовывайте график работы, режим дня, функции внутри коллектива и свою личную работу.

Координируйте работу тендерного отдела с другими службами компании. Выше мы говорили, что подразделение по закупкам должно взаимодействовать с другими службами (бухгалтерами, юристами и т.д.).

Мотивируйте работников на выполнение своих обязанностей (эмоционально, финансово). Мотивацией для сотрудника может быть работа в престижной организации, карьерный рост. Пусть ведут свое портфолио, на основании которого вы будете выдавать им премию.

Контролируйте весь процесс: отчетность, составление документации, результаты. Приучите работников не только к периодическим проверкам (месячным, квартальным, годовым), но и текущим (после каждой закупки).

Оценка и стремление к KPI сделает работу подразделения более гибкой и приспособленной к меняющимся экономическим и законодательным условиям.

Распределите обязанности

Обязанности каждого сотрудника указываются в его должностной инструкции, которая выдается при приеме на работу. Примерный функционал работников выглядит так:

  1. Оформлять/продлевать КЭП.
  2. Регистрировать/продлевать регистрацию в ЕИС.
  3. Подготавливать и настраивать ПО для работы.
  4. Искать и мониторить закупки в ЕИС согласно сфере деятельности своей компании.
  5. Оформлять весь пакет документов.
  6. Оценивать и анализировать документы, техническое задание.
  7. Оценивать конкурентоспособность на рынке.
  8. Анализировать проведенные торги.
  9. Готовить и подавать заявки.
  10. Заказывать/получать соответствующие справки и выписки и заверять их у нотариуса.
  11. Следить за новшествами в закупочном законодательстве.
  12. Получать тендерные займы и банковские гарантии.
  13. Сотрудничать с субподрядчиками.
  14. Принимать участие в электронных торгах.
  15. Подача запросов на разъяснение документации и условий проведения мероприятий.
  16. Следить за изменениями в извещениях и проводимых процедурах и их результатами.
  17. Отстаивать интересы своей организации в ФАС и суде, готовить жалобы и иски.
  18. Заключать договора.

Этот список очень обширный, поэтому не нужно нагружать другого сотрудника из штата, у которого уже есть свои обязанности. Он попросту не потянет нагрузку. И не ждите высоких результатов в начале пути. Нужно постоянно повышать квалификацию своих сотрудников, мотивировать, заинтересовывать в конечном результате.

Если же вам нужен быстрый старт, то воспользуйтесь услугами специалистов «Азбуки тендеров». Здесь специально создана служба поддержки на любом этапе вашего участия в торгах. Доверьтесь профессионалам, которые не первый год работают в области закупок. Подробнее читайте в статье «Тендерный аутсорсинг: какие задачи и кому можно делегировать».

Можно ли организовать работу тендерной службы удаленно?

Работу тендерного отдела можно организовать удаленно. Что для этого нужно? У каждого сотрудника должны быть:

  1. Настроенное программное обеспечение.
  2. Наличие электронной подписи.
  3. Наличие необходимых для работы программ.
  4. Высокоскоростной интернет.
  5. Телефон с установленными мессенджерами.

Мы живем в такое время, когда необязательно встречаться лицом к лицу для обмена информацией, документами и т.д. Для  этого есть телефон, email, программы электронного документооборота и многое другое.

Когда весной в нашей стране был введен режим самоизоляции, тендерные продажи нисколько не потеряли. Специалисты и до пандемии работали там, где торги их заставали: дома на кухне, в поезде, на отдыхе. Самоизоляция почти не повлияла на профессию.

Конечно, много людей привыкло работать в офисе, но перестроиться на «удаленку» не составило никакого труда. Госзакупки развиваются, сейчас почти не осталось «бумажных» процедур. С 1 января 2019 года все основные закупки были переведены в электронный формат.

Взаимодействие сторон происходит на электронной торговой площадке, обеспечительные меры также можно вносить, не выходя из дома. Главное, чтобы на вашем специальном счету (счету вашей компании) было необходимое количество денег.

Все говорит о том, что организовать деятельность тендерного подразделения дистанционно можно, руководителю компании нужно только освоить методы контроля каждого сотрудника:

  1. Организовать рабочий график, обозначив, что в это время сотрудник всегда должен быть на связи.
  2. Видеозвонки.
  3. Общий чат с коллективом.
  4. Системы учета рабочего времени, которые отслеживают активность пользователя.

Методов контроля за удаленными работниками много, но хорошо, когда руководитель лично знаком с каждым человеком в коллективе.

Критерии для оценки эффективности сотрудников (KPI) могут быть различными. Например, для тендерной службы можно брать во внимание количество найденных контрактов за день, количество подготовленных заявок, количество составленных аналитических таблиц и др.

У каждой компании своя ситуация, руководитель должен интуитивно чувствовать, что приведет к положительному результату.

Иногда могут быть эффективны многоступенчатые варианты KPI. Например, каждый сотрудник за месяц выполняет 5-6 задач. Разделите эти задачи на более мелкие, ставьте сроки исполнения – неделю. Это упростит контроль.

В итоге каждый работник будет понимать, за что именно он получает деньги, научится разделять задачи на важные и второстепенные. А руководитель вовремя будет направлять сотрудника, чтобы тот не успел наделать ошибок.

Ищите во всем баланс, вы же не надсмотрщик с плеткой. Грамотно наладив работу тендерного отдела один раз, он будет сам функционировать как бесперебойный механизм.

Не достаточно быть просто классным экспертом в тендерных продажах, нужно еще уметь продавать свою экспертность. А вот с этим у многих специалистов большая проблема. Мы решили устранить этот пробел и подготовили мини-тренинг «Тендерное сопровождение: как продать услугу дорого?». Данный тренинг абсолютно бесплатный. Если у вас есть сложности с продажей ваших услуг, то переходите по ссылке ниже и регистрируйтесь на тренинг.

>>>Мини-тренинг «Тендерное сопровождение: как продать услугу дорого?»

Ссылка на основную публикацию