Тендерная документация: составляем правильно, чтобы избежать проблем

Под закупочной документацией понимается совокупность всех документов, регламентирующих проведение тендера. Она включает, в частности, включает информацию:

  • технического характера — описание предмета, его характеристик;
  • юридического характера — на каких условиях должен исполняться контракт, какие санкции налагаются за его нарушение, права и обязанности сторон и так далее.

По сути, полный комплект документов, без которого невозможно проведение закупки, и составляет закупочную документацию.

Если ведутся открытые торги по 44-ФЗ и 223-ФЗ, то закупочная документация в обязательном порядке размещается в ЕИС. Она находится в открытом доступе и бесплатна для всех желающих.

Закрытые процедуры по упомянутым законам проводятся по другим правилам. Документация в открытом доступе не размещается. Познакомиться с ней могут те поставщики, кто получил приглашение поучаствовать в закрытой закупке. Если такое предложение заинтересовало, и поставщик хочет ознакомиться с документацией, то он делает заказчику соответствующий запрос.

Регистрация в ЕРУЗ ЕИС

С 1 января 2020 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.

Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС:

Заказать регистрацию в ЕИС

В коммерческих торгах все иначе. Они не регулируются законами 44-ФЗ и 223-ФЗ, и для них не установлено требований о доступности документации. Поэтому размещаться она может на площадках, где проводятся торги. Доступ к ней могут получить только зарегистрированные пользователи ЭТП, а порой за это нужно платить дополнительно.

Какой должна быть документация закупки

Есть правила, в соответствии с которыми государственные и корпоративные заказчики должны разрабатывать документацию. Они следуют из принципов, на которых базируется вся система государственных и коммерческих закупок. Основные из них таковы:

  1. Документация должна быть прозрачной, доступной и понятной любому, кому она может быть интересна.
  2. Она должна учитывать требования честной конкуренции и не нарушать их.
  3. В документах должны применяться общеприняты понятия, а если используются специфические термины, должна быть ссылка на технические регламенты (ГОСТы, СНиПы).

Отличия в структуре закупочной документации по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Как и многие другие вопросы, закон 44-ФЗ четкой регламентирует состав закупочной документации. В нее включается:

  1. Информационная карта;
  2. Форма заявки (необязательно);
  3. Инструкция по составлению заявки;
  4. Обоснование начальной максимальной цены;
  5. Проект контракта;
  6. Техническое задание.

Если заглянуть в ЕИС, то можно увидеть, что заказчики размещают документацию в разных вариантах. Это может быть один файл, в который включены все ее составные части.

Но может быть и набор отдельных файлов, каждый из которых вмещает один или несколько разделов документации. Их название также могут различаться.

Например, техническое задание может быть названо Аукционным заданием, Технической информацией, Описанием объекта закупки и так далее.

Тендерная документация: составляем правильно, чтобы избежать проблем

Заказчики по 223-ФЗ могут составлять документацию по похожей структуре, но тут все зависит от того, что прописано в Положении о закупке. Так может выглядеть документация для торгов по закону 223-ФЗ:

Тендерная документация: составляем правильно, чтобы избежать проблемПолучается, что в торгах по 223-ФЗ документация может иметь более разветвленную и углубленную структуру. При этом есть такой нюанс: важные требования, которые нужно учитывать при составлении заявки, могут содержаться в любом разделе этой документации. Чтобы корректно составить заявку, поставщику придется ознакомиться с каждым разделом и подразделом. Иначе можно пропустить что-то важное, из-за чего заявка будет отклонена.

Блоки закупочной документации по 44-ФЗ

Извещение

Извещение содержит общую информацию о процедуре. Оно стоит особняком от остальных документов, поскольку размещается в ЕИС отдельно:

Тендерная документация: составляем правильно, чтобы избежать проблемПоля, на которые исполнителю следует обратить особое внимание:

  • ЭТП, на которой будет проводиться закупка;
  • дата и время окончания подачи заявки;
  • даты рассмотрения первых и вторых частей заявки;
  • НМЦК;
  • сроки исполнения контракта;
  • обеспечение заявки и контракта;
  • требования к участникам и ограничения, если они установлены (например, закупка для субъектов малого предпринимательства).

Тендерная документация: составляем правильно, чтобы избежать проблемВажный момент! В извещении указано время окончания подачи заявок. Это время, соответствующее часовому поясу заказчика. Если исполнитель находится в другом поясе, он должен это учитывать, чтобы не опоздать с подачей заявки.

Информационная карта

В этом разделе документации содержатся все требования, которые предъявляются к исполнителю в рамках конкретной закупки. Эти требования бывают едиными (прописаны в части 1 статьи 31 закона 44-ФЗ) и дополнительными. Последние применяются только в случаях, когда работает постановление Правительства № 99.

Поставщики подтверждают соответствие единым требованиям декларацией, которая формируется средствами ЭТП. Предоставлять какие-то иные документы (например, об отсутствии налоговой задолженности и т. д.) необходимости нет.

Однако если для исполнения контракта нужна, например, лицензии или допуска СРО, то такие документы нужно представить. Подобные требования должны содержаться в информационной карте. Причем заказчик должен указать, какой именно документ ему нужен. Если он этого не сделал, стоит подать запрос на разъяснение.

Техническое задание

В Техническом задании (ТЗ) содержится требования к объекту закупки. Изучив его, поставщик должен дать себе отчет в том, сможет ли он исполнить контракт, то есть поставить нужные товары или выполнить работы. ТЗ должно содержать максимально подробное описание объекта закупки и его конкретные параметры.

Читая техническое задание, важно обращать внимание на формулировки, которые применяет заказчик. Некоторые из них толкуются неоднозначно. Бывает, что заказчик вкладывает в формулировку один смысл, а поставщик понимает это по-другому.

В итоге возникает ошибка при заполнении заявки, и заказчик ее отклоняет. Например, такие фразы как «не больше», «не меньше», «от… до…», знаки, символы и прочее.

Дело в том, что если заказчик пишет, например, что ширина должно быть «не менее 90 см», он может подразумевать следующее:

  • поставщик должен поставить изделие шириной более 90 см включительно (как того требуют правила математики), то есть 90 см входит в этот диапазон;
  • 90 см не включается в диапазон, хоть это и противоречит математическим правилам.

Тендерная документация: составляем правильно, чтобы избежать проблемНа изображении выше в графе 6 представлено пояснение для участников закупки о том, как именно они должны указывать характеристики товаров. Например, про параметр «Назначение» оговорено, что его нужно перенести в заявку в том виде, как сформулировал заказчик (то есть менять формулировки нельзя). А вот насчет некоторых других параметров правила иные. Заказчик указывает в Техническом задании, что товар (марля медицинская) должен иметь поверхностную плотность «не менее 39» г/кв. метр и ширину «не менее 90» см. И тут же он поясняет, что в заявке поставщик должен указать единственное значение в отношении этих параметров, то есть точную ширину конкретно той марли, которую он предлагает к поставке. Она должна быть равна или больше установленного заказчиком размера. Таким образом, поставщик должен указать, что предлагает марлю шириной, например, 90 см (или 100, 110 и так далее). А вот если написать, что ширина марли «не менее 90 см», заявку отклонят. То же самое произойдет, если указать ширина 80 см, поскольку это значение не входит в диапазон, установленный в ТЗ. Такие же условия прописаны и для параметра «поверхностная плотность».

Инструкция по заполнению заявки

Описанное выше можно также увидеть в инструкции по заполнению заявки, которая приложена к рассматриваемой закупке. Здесь заказчик приводит примеры того, как поставщику следует сформулировать характеристики предлагаемого товара. На следующем изображении приведена выдержка из инструкции в виде таблицы, где приводятся такие примеры:

Тендерная документация: составляем правильно, чтобы избежать проблем

Распространенный пример субъективного толкования — знак «/». В закупке, фрагмент инструкции которого приведен на следующем изображении, заказчик использует это знак в значении союза «или».

Если в ТЗ указано, что нужно изделие шириной 90/100 см, поставщик в заявке должен указать «ширина 90 см» или «ширина 100 см».

Тут же заказчик указывает, что если этот знак применяется в соответствии с типовыми правилами обозначений, то он не интерпретируется как союз «или». Приводится пример такого использования — он встречается в названии сухого трансформатора:

Тендерная документация: составляем правильно, чтобы избежать проблемТот же самый знак «/» может быть интерпретирован иначе. Например, запись «90/100» может обозначать любое значение в диапазоне от 90 до 100. Поэтому важно убедиться, что поставщик понял смысл, который в подобные обозначения вложил конкретный заказчик.

Форма заявки — необязательный элемент

В торгах по 44-ФЗ поставщик не обязан применять форму заявки, которую предлагает заказчик. В документации ее может и вовсе не быть.

Хотя чаще такая форма присутствует, но носит рекомендательный характер. Закон не ограничивает поставщика в этом смысле — он может изложить характеристики товара в любой форме.

Главное, чтобы все они были перечислены и представлены в том формате, который заказчик указал.

Если говорить о закупках по 223-ФЗ, то здесь совсем другая ситуация. Закачки могут сами устанавливать многие правил. Зачастую для своего удобства они разрабатывают универсальные формы заявок и прописывают, что они обязательны для поставщиков.

То же самое относится и коммерческим торгам. Таким образом, если в документации корпоративной или коммерческой закупки присутствует форма заявки, и на ней не указано, что она рекомендованная, то следует воспользоваться именно ею.

Проект контракта

Необходимо крайне внимательно ознакомиться с проектом контракта. Это нужно сделать на этапе принятия решения о том, стоит ли вообще участвовать в закупке.

У поставщика должна быть полная уверенность в том, что он может качественно выполнить все пункты контракта.

Ведь если хотя бы что-то не будет сделано либо будет исполнено некачественно, он не только потеряет обеспечение, но и попадет в Реестр недобросовестных поставщиков. Это значит, что в ближайшие 2 года он не сможет принимать участие в закупках.

При возникновении любых вопросов по тексту контракта стоит запросить разъяснение у заказчика. Не нужно рассчитывать на то, что можно будет уладить все спорные моменты потом. В рамках процедуры заключения контракта есть однократная возможность подать протокол разногласий, но это не относится к существенным условиям контракта.

Через протокол можно указать закачку, что он, например, ошибся при внесении данных контракт, допустил отпечатки и так далее. А вот, допустим, изменить срок исполнения контракта, цену и другие существенные условия нельзя. Также нельзя и отказаться от исполнения контракта, когда одержана победа в тендере.

Если победитель не подпишет контракт или не внесет в срок обеспечение контракта, он будет признан недобросовестным.

Нарушения в документации

Мы уже неоднократно писали о том, что иногда заказчики намеренно запутывают и усложняют документацию, включают в нее неверные формулировки.

Таким образом они пытаются отдать тендер «своему» поставщику, нарушая законодательство о закупках и о защите конкуренции. Ошибки в документации могут быть допущены и случайно, особенно сейчас, когда процедуры кардинально изменились.

Еще не все заказчики адаптировались к новым условия и научились правильно составлять документацию к электронным закупкам.

Например, заказчик может прописать, что в первой части заявки на конкурс в электронной форме поставщик должен указать наименование своей организации. Раньше, когда конкурс проводились в бумажном виде, поставщик указывал свое наименование в заявке.

Но в электронных конкурсах заявка состоит из двух частей, и в первой части указывать наименование поставщику запрещено. Включив в документацию такое требование, заказчик нарушает закон 44-ФЗ.

Рекомендуется обратиться к нему за разъяснением.

На изображение ниже приводится форма запроса на разъяснение, которая подается через ЭТП. Достаточно заполнить всего несколько полей и ввести текст запроса. Прикреплять документы необязательно.

Тендерная документация: составляем правильно, чтобы избежать проблемЗапрос должен быть рассмотрен заказчиком и разъяснен в течение 2 рабочих дней. Если этого не происходит либо разъяснение не удовлетворило поставщика, он может обратиться с жалобой в ФАС.

Подготовка документов для тендера

Список документов для тендера — это:

  • выписка из ЕГРЮЛ (ЕГРИП);
  • учредительные документы;
  • решение об одобрении крупной сделки;
  • паспорт;
  • СНИЛС;
  • техническое предложение по форме 2;
  • декларация о принадлежности к СМП;
  • декларация о соответствии общим требованиям к участникам закупки;
  • документы о соответствии качества товара, работ, услуг.

При проведении тендера вслед за планированием заказчику необходимо опубликовать в Единой информационной системе (далее — ЕИС) документы для определения поставщика, которая отражает его потребность и условия проведения закупки. Поставщик, чтобы принять участие в процедуре, должен предоставить сведения, которые подтверждают, что он способен выполнить заказ.

Документы для тендера, которые готовит заказчик

Заказчик готовит извещение, которое должно быть составлено в соответствии с требованиями ст. 42 44-ФЗ, а также документацию в соответствии с требованиями ст. 50, 64, 87 44-ФЗ. При этом он вправе вносить изменения в документацию, но обязан публиковать извещение о вносимых правках. Неотъемлемой частью документации является:

  1. Проект контракта (по требованиям ст. 34 44-ФЗ). Следует помнить, что на определенные работы, услуги разработаны типовые формы, все они размещены в ЕИС.
  2. Техническое задание. Оно составляется согласно правилам описания объекта закупки, которые указаны в ст. 33 44-ФЗ.
  3. Обоснование начальной (максимальной) цены контракта, определенное методами, указанными в ст. 22 44-ФЗ.
  4. Проектно-сметная документация (при выполнении подрядных работ).
  • В процессе определения поставщика заказчик также публикует протоколы о соответствии заявок требованиям.
  • Также предусмотрен протокол отказа от заключения контракта со стороны заказчика, который необходим на случай, если последний столкнулся с необходимостью это сделать уже на этапе подписания.
  • Ниже мы собрали образцы документов, которые понадобятся заказчику при подготовке к тендеру.

Извещение о проведении аукциона

Тендерная документация: составляем правильно, чтобы избежать проблем

Скачать

Документация об электронном аукционе

Тендерная документация: составляем правильно, чтобы избежать проблем

Скачать

Документы для подачи заявки на тендер поставщиком

Перечень включает базовый пакет документов, аналогичный тому, что требуется поставщику для аккредитации на любой электронной площадке (подробнее об этом мы писали, например, в статье «Как пройти аккредитацию на РТС-тендер»). А также следующую информацию:

  • соответствие участника требованиям, которые указаны в п.1 ч.1 ст.31 (свидетельство СРО, лицензии, аттестаты аккредитации и др.), в ч.2, ст.31, в постановлении от 4 февраля 2015 г. № 99 (копии контрактов, актов, подтверждающих опыт выполнения работ и др.), а также декларации о соответствии п. 3 — 9 ч. 1 ст. 31;
  • соответствие участника или товара условиям, запретам и ограничениям ст. 14 (сертификаты СТ-1, акт ТПП и др.);
  • соответствие товара, работы или услуги требованиям, установленным в соответствии с законодательством РФ (регистрационные удостоверения);
  • получение преимуществ в соответствии со ст. 28 — 29 (отображаются в уставе и выписке из гос. реестра);
  • добросовестность участника (ст. 37);
  • заявка на участие в тендере (внесение обеспечения заявки, квалификация, предложение в отношении объекта закупки, цену единицы товара (для участия в конкурсе);
  • ИНН не только участника, но и (при наличии) учредителей, директора.
  • декларация о принадлежности к субъектам малого предпринимательства (СМП) или социально ориентированным некоммерческим организациям (СОНО);
  • согласие на поставку товара или выполнение работ и (или) конкретные показатели товара с наименование страны происхождения.

Поставщику понадобятся документы для тендеров, образцы которых можно скачать ниже.

Декларация о соответствии требованиям

Тендерная документация: составляем правильно, чтобы избежать проблем

Скачать

Согласие на поставку товара или выполнение работ

Тендерная документация: составляем правильно, чтобы избежать проблем

Скачать

Декларация о принадлежности к СМП

Тендерная документация: составляем правильно, чтобы избежать проблем

Скачать

Видео: как составить решение об одобрении крупной сделки

Инструкция для новичка: каких ошибок избежать на старте

Статья актуальна на 21 июня 2021

Тендерная документация: составляем правильно, чтобы избежать проблемиллюстратор — Маргарита Федосеева

Подготовка документов

Внимательно читайте все документы закупки: техзадание, инструкции, проект контракта

Этот совет кажется очевидным, но проблемы у новичков начинаются с того, что они не читают все документы: пропускают требования к товарам, окончательный список работ и т.д. Даже расчет цены помогает понять, что точно входит в стоимость работ. 

В закупке на чистку крыш от снега компания-победительница не обратила внимания, что работы нужно выполнять не один месяц, а три. В извещении и контракте четкой информации не было.

Зато в коммерческих предложениях из документа “Обоснование цены” было видно, что потенциальные поставщики рассчитывают цену за три месяца работ.

Ситуация спорная и заказчик не прав, но проблем на стадии исполнения контракта можно было избежать, если прочитать все документы закупки и подать запрос на разъяснения. 

Не забывайте прикреплять нужные документы: паспорт, акты приемки, лицензии

Чаще всего поставщики забывают приложить скан паспорта уполномоченного лица. Скорей всего это происходит из-за того, что скан паспорта прикладывают при регистрации поставщика в Единой информационной системе.

Но закон требует, чтобы паспортные данные человека, который имеет право действовать от лица компании, были и во второй части заявки. В каком виде не сказано, и некоторые заказчик отклоняют заявки без скана паспорта.

Мы рекомендуем их прикладывать. 

Проверяйте актуальность данных и срок действия документов 

Заранее заказывайте оригиналы документов, требуемых для участия в закупке. Например, выписку из ЕГРЮЛ получают в электронном виде на сайте ФНС. Такое случается редко, но все же сайт налоговой может зависнуть или конкретный сервис будет недоступен, и высок риск не успеть подать заявку. 

Не забывайте актуализировать данные о своей компании в ЕГРЮЛ. Если что-то поменялось в документах организации, как можно быстрее  регистрируйте их и только после этого участвуйте в закупке. 

Проверяйте документы, подтверждающие полномочия лиц, подписывающих заявку. Бывает, что в протоколе об избрании директора указан срок — 3 года, а на дату подачи заявки прошло больше 3 лет и полномочия директора ничем не подтверждены.

Следите за сроками действия лицензий. Если срок лицензии вот-вот истечет, приложите информационное письмо, что подали документы на получение новой лицензии. 

В закупках с нацрежимом по 616 и 617 постановлениям поставщики прикладывают выписку о своем присутствии в Реестре российской промпродукции. Срок действия каждой записи  в Реестре — один год. Если вы попали в Реестр больше года назад, нужно подавать заявление заново.  

Следите за изменениями в извещении

В аукционе и конкурсе заказчик может вносить изменения в документы. Но ЕИС не присылает уведомления о том, что в извещении что-то изменилось — нужно заходить на сайт и проверять эти данные. Если заказчик что-то меняет в закупке, проверьте соответствие своей заявки новым требованиям или подайте новую, отозвав устаревшую.   

  • Учитывайте рекомендации заказчика к оформлению
  • В госзакупках по 44-ФЗ заказчик не имеет права устанавливать требования к оформлению заявки, но может включать рекомендации по ее заполнению. 
  • В закупках по 223-ФЗ заказчики имеют право отклонять заявки, которые оформлены не по их требованиям. Общие рекомендации подготовки документов такие:
  1. Все сканы должны иметь четко читаемый текст.

  2. Один файл = один документ. 

  3. Предпочтительный формат для большинства заказчиков — PDF.

  4. Документы не должны быть слишком «тяжелые», так как некоторые торговые площадки устанавливают ограничения на размер файлов. 

  5. Если есть опись электронных документов, нумерация файлов должна ей соответствовать.

Сроки

Нельзя отложить подачу заявки или подписание контракта

В отличие от обычных коммерческих сделок все сроки в госзакупках регламентированы законом, а многие процессы оцифрованы. Электронная торговая площадка автоматически рассчитывает, когда перестает принимать заявки. А заказчик не может ни на минуту продлить срок, в который вы должны подписать контракт. 

Разберем три ситуации, когда срыв сроков приводит к неприятным последствиям. 

Поставщики обращают внимание только на дату, а не время окончания подачи заявок

Момент окончания подачи заявки — это не всегда окончание суток (00:00). ЭТП  рассчитывает нужное количество суток от времени, как заказчик опубликовал закупку: например, 14:00. Отправить заявку в 14:05 уже не получится. 

В момент подачи заявки не хватает нескольких рублей для обеспечения заявки

После того как ЭТП прекращает принимать заявки, банк автоматически в течение часа заблокирует на спецсчете обеспечение заявки — 0,5-5% от начальной цены контракта. Новички не учитывают, что некоторые банки берут комиссию за эту операцию. Если на спецсчете не будет хватать хоть нескольких рублей, торговая площадка отклонит заявку, а новую подать уже не получится — время истекло. 

В момент подписания контракта ошиблись в сумме обеспечения 

Чаще всего ошибка возникает при антидемпинговых мерах. Если в аукционе или конкурсе цена контракта была снижена на 25% и более, то участник закупки должен предоставить обеспечение контракта, которое в 1,5 раза больше установленного заказчиком. (Исключение только для малого бизнеса — мы писали о льготах для них).

Заказчик не сможет принять в качестве обеспечения контракта прежнюю сумму. Ему придется передать о вас сведения в ФАС, и там будут решать, считать вас уклонистом или нет. Скорей всего, в РНП вас не включат, так как уже перечисленные деньги или предоставленная банковская гарантия доказывает, что вы хотели заключить контракт. 

  1. Редко когда можно изменить сроки контракта
  2. В коммерческих сделках изменения в контрактах можно решить допсоглашением. В госзакупках, если заказчик что-то изменит в контракте без законных оснований, он получит штраф при проверке: 
  3. — 20 000 рублей сотруднику,  
  4. — 200 000 рублей юрлицу. 
  5. Договориться о переносе сроков без штрафов в закупках по 44-ФЗ можно только в трех случаях: 
  1. В строительстве по независящим от сторон обстоятельствам. Правда, если просрочку допустил исполнитель, то сроки можно перенести только с неустойкой. 

  2. В 2020 году по соглашению сторон можно было поменять цену и срок исполнения контракта, если в работу вмешалась пандемия. 

  3. По решению суда, исходя из обстоятельств. Например, если из-за погодных условий не удалось выполнить работы, то их можно перенести на следующий год. 

Защита прав 

Не бойтесь подавать запрос на разъяснения

Абсурдные или слишком строгие требования не всегда связаны с желанием заказчика ограничить круг поставщиков. Это может быть просто ошибка или незнание специфики закупки. 

В закупках по 44-ФЗ любой участник, зарегистрированный в ЕИС, может уточнить у заказчика информацию о закупке. В одной закупке можно подать максимум три запроса в интерфейсе ЭТП не позднее чем за три календарных дня до даты окончания подачи заявок. 

В течение двух календарных дней заказчик публикует ответ на ЭТП, не указывая автора запроса. Документ увидят все потенциальные участники закупки, у которых могут возникнуть те же вопросы по документации.

  • Если заказчик что-то меняет в документации, то продлевает срок приема заявок, чтобы на подготовку осталось 15 или 7 дней — в зависимости от начальной цены контракта. 
  • Обязательно используйте Независимый регистратор при работе на ЭТП
  • Ссылку на плагин можно найти в Единой информационной системе. Регистратор записывает все, что происходит на экране компьютера во время закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ на восьми федеральных площадках:
  • — как пользователь заходит в личный кабинет, 
  • — подает ценовое предложение. 
  • Также программа фиксирует сбои на площадках. 
  • Обратите внимание: ФАС принимает в качестве доказательств только записи регистратора, так что вам без него не обойтись в работе. 
  • Хорошо готовьтесь к рассмотрению дел в ФАС и присутствуйте на заседании  

Собирайте все доказательства недобросовестных действий заказчика. Например то, что вам мешает приступить к исполнению контракта. Телефонные разговоры фиксируйте в почте, сохраняйте историю переписки и доказательства отправки официальных писем. Они понадобятся в случае разбирательства в контрольном органе. 

Изучите дела на похожую тематику, которые рассматривает ФАС в вашем регионе. Подготовьте документы. База решений есть на сайте br.fas.gov.ru. Вам необходимо подать в УФАС пояснения по поводу ваших действий, привести судебную и практику антимонопольного органа в вашу пользу, просить не вносить в РНП.

Что касается заседаний ФАС России и ее территориальных органов, то в них можно участвовать дистанционно. Исключение — случаи, когда сведения о закупке составляют гостайну или они есть в документации о закупке, проекте контракта.

Идти в суд, только когда речь идет о деньгах

Жалобы — не панацея. Вы можете дойти до Верховного суда, отстаивая свои права. Но в итоге получите только моральное удовлетворение. 

Национальный режим

Нацрежим — это правила, по которым товары из России и Единого Евразийского экономического союза получают преимущества перед иностранными. 

Некоторые иностранные товары вообще нельзя поставлять, если есть отечественные аналоги.  На некоторые  товары действуют ограничение или специальные условия допуска.

Выучите постановление с правилами закупки ваших товаров, если они в списке исключений 

Правила применения нацрежима различаются для разных товаров. В некоторых случаях нужно, чтобы товар из перечня находился в специальном реестре на сайте Минпромторга. Если вы производитель товара, вам нужно в него попасть, прежде чем участвовать в закупке. 

  1. Знайте, какие документы нужны для подтверждения вашего товара, например, разовый или годовой сертификат СТ-1 выдают в региональной торгово-промышленной палате.  
  2. Если вы наоборот, конкурируете с иностранным товаром, важно понимать, на каких условиях можно победить. 
  3. Всегда указывайте страну происхождения в заявке
  4. С 2020 года это правило касается всех закупок: с нацрежимом или без. 
  5. Не забывайте предоставить документы при приемке
  6. Если на этапе заявки хватало задекларировать российское происхождение товара, то на приемке придется предоставить один из документов, который его подтверждает.  

Условия контракта: на что обращать внимание 

Поставщики часто решают участвовать в закупке, не изучив проект контракта. Такая невнимательность может привести к попаданию в Реестр недобросовестных поставщиков, штрафам или другим неприятностям. 

Читайте проект контракта ДО участия в закупке. Необязательно иметь юридическое образование — достаточно знать, на что обратить внимание, и представлять, где могут быть подводные камни. 

Предмет контракта и технические требования

Самое главное — помните: в госзакупках по 44-ФЗ вы не можете поменять товар (только на улучшенный) или потребовать увеличить оплату контракта. Все риски и реальный объем работ нужно оценивать на берегу. 

Заказчик и поставщик заключили контракт по 44-ФЗ. В смете они согласовали затраты на доставку материалов, но после выполнения работ поставщик заявил, что заказчик не учел фактическое расстояние до стройки. В смете были согласованы затраты на перевозку грузов на расстояние до 30 км включительно, а на деле расстояние оказалось длиннее. 

Исполнитель представил свой расчет затрат на доставку материалов и потребовал у заказчика оплатить дополнительные расходы. В своих разбирательствах стороны дошли  до Верховного суда, который поставил точку в этом споре.  

Поставщик знал, как формируется цена контракта до его подписания и согласился с этим. После приемки заказчик полностью оплатил работы по расценкам контракта. Ничего другого исполнитель требовать не может. 

Помните, что подписывая контракт, вы соглашаетесь со всеми его условиями. 

Срок исполнения обязательств 

Встречаются закупки, когда в срок исполнения работ нужно закладывать неочевидные на первый взгляд действия — например, выполнить работы нужно в закрытых городах. В таком случае нужно изучить информацию, сколько времени займет получение пропусков на работников, будет ли такая возможность, какие документы потребуются.

  • Иногда заказчики ставят сроки работ, которые поставщики не в состоянии выдержать при всем желании. В практике отдела сопровождения в Контуре как-то встретилось такое требование: 
  • По завершении работ в течение одного дня вывезти оборудование и строительную технику, используемые при выполнении работ. 
  • При этом физически вывезти весь мусор и технику можно примерно за 5 рабочих дней. 

Неважно, хотел ли заказчик ограничить число участников или просто не знал специфику отрасли. В обоих случаях первый шаг — запрос на разъяснения, второй — жалоба в ФАС. 

  1. Порядок оплаты
  2. Оцените свои финансовые возможности, готовность внести деньги для обеспечения контракта, потратиться на закупку ТРУ, а оплату за них получить через 30 дней после подписания закрывающих документов (15 дней — для малого бизнеса).
  3. Посмотрите, что входит в цену товара. Стандартно заказчики включают в нее:
  • все налоги (есть ли опция — «не выделять НДС», если участник на УСН).
  • тару, упаковку и маркировку,
  • страхование, доставку, погрузку и разгрузку.

Например, поставщик выиграл поставку светоотражающих элементов. На этапе поставки выяснилось, что каждый должен быть упакован в индивидуальную упаковку, так как эти элементы заказчик планировал  дарить. Если бы победитель обратил внимание на это условие, цена контракта была бы на 10% выше. 

Гарантия

Обратите внимание на срок исполнения гарантийных обязательств с вашей стороны в случае поломки оборудования и т.д. 

Например, заказчик установил условие — заменить сломавшуюся деталь в течение двух рабочих дней, а вы знаете, что с завода-изготовителя такую деталь доставляют в среднем за две недели. 

Гарантийный срок в техзадании и проекте контракта может отличаться, подстрахуйтесь и напишите запрос на разъяснения. Или укажите в заявке тот срок, который вас больше устраивает. 

Какие документы нужны при доставке

Заказчик не может требовать в заявке документы, которые по закону привозят вместе с товаром. Но на этапе приемки подготовьте все, что потребуется, например: 

  • сертификаты соответствия,
  • декларации,
  • паспорта изделий и т.д.

Вывод

Закон о закупках очень негибкий: нельзя донести документы к заявке, менять цену и другие важные условия контракта, привезти «почти такой же» товар, что был в заявке т.д.

Нужно проверять до подачи заявки целесообразность участия, риски и условия из техзадания и т.д. Внимательно готовьте саму заявку.  Не бойтесь подавать запрос на разъяснения: только заказчик знает, что именно ему нужно поставить.

И главное — помните, что если подписали контракт, значит согласились с его условиями.

Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.

Содержание тендера по 44-ФЗ и 223-ФЗ 2021 г

Тендерная документация: составляем правильно, чтобы избежать проблем

1. Что такое тендерная документация.

  • 2. Подготовка тендерной документации
  • 3. Содержание ТД
  • 4. Содержание заявки на тендер
  • 5. Обеспечение заявки
  • 6. Подача тендерных заявок
  • 7. Видео инструкция «Анализ и проверка тендерной (аукционной) документации»

Многие организации участвуют в различных тендерах. Но при этом часто не знают о том, как правильно составляется и заверяется тендерная документация. При этом такой вопрос является одним из самых важных, требующих особого к себе внимания. Как порядок, так и состав тендерной документации определены законами и нормативными актами, которым они обязаны соответствовать.

1. Что такое тендерная документация

Тендерная документация – это пакет документов, который раскрывает условия конкурса и содержание будущего контракта. Она содержит как техническую, так и коммерческую части.

  1. Техническая часть состоит из:
  2. сведений об условиях заключаемого контракта,
  3. характеристик и описания предмета или объекта торгов,
  4. инструкций, предназначенных для поставщиков,
  5. информационных карт, на которых указывается порядок осуществления и подачи заявок на участие в конкурсах,
  6. требования к содержанию заказа на поставку (наименование, объемные графики, ссылки на стандарты и технические условия).
  7. В коммерческой части тендерной документации содержатся:
  8. цены и порядок их исчисления,
  9. условия, установленные графиком платежей,
  10. источники финансирования контракта,
  11. гарантии, предоставляемые банком на выполнение тендерной сделки со стороны заказчика,
  12. требования, выставляемые по различным видам страхования,
  13. тендерная документация,

образец составления заявки и рекомендации к их заполнению содержатся в МДС 80-4.2000 Госстроя России. Более детальное содержание документации определяется тендерным комитетом.

2. Подготовка тендерной документации

  • В тендерной документации указываются:
  • ФИО организатора, юридический адрес, номера телефонов;
  • номера факсов и адреса электронных почтовых ящиков;
  • цена, место и выставляемые условия получения пакета документации;
  • метод оценки вносимых предложений при помощи определенной системы.
  • Разработка тендерной документации

Разработка тендерной документации может проводиться как самим организатором, так и специальной консалтинговой компанией. Для ее составления можно воспользоваться типовыми образцами и методическими рекомендациями, а также законодательством, в котором прописаны нормативные требования к составлению. Также можно обратиться в финансовый центр, где специалист по тендерной документации предложит свои услуги по грамотному ее составлению. Там вам в короткие сроки окажут профессиональную и квалифицированную помощь.

Хотите участвовать в тендерах с авансом от заказчика?

         Для вас — самая полная база государственных и коммерческих тендеров с авансированием от 30% до 100%!

Заключить контракт с авансированием

3. Содержание ТД

  1. Форма тендерной документации, помимо сведений, предназначенных для будущих конкурсантов, должна содержать такую информацию, как:
  2. заявка на участие,
  3. опись прикрепляемых документов,
  4. справка из банка об отсутствии каких-либо просроченных долгов,
  5. требуемые технические, эксплуатационные и качественные сведения,
  6. детальное описание закупаемых материалов и товаров,
  7. проект договора на планируемые закупки,
  8. методические указания на произведение расчетов по тендерной заявке, включая расходную часть на уплату страховых и таможенных платежей, транспортных услуг, различных налогов и пошлин, помимо стоимости поставляемого товара, а также подробную таблицу цен,
  9. валюта, в которой выражаются цены в тендерной заявке,
  10. требования, выставляемые для оформления тендерных заявок (возможность изменения или отзыва данных заявок в течение и до окончания срока объявления результатов тендера), конечные сроки, место предоставления заявок,
  11. место, дата и время открытия конвертов по тендерным заявкам,
  12. сведения о возможности предоставления приоритетов для отечественных производителей,

Внесение изменений и дополнений

В случае необходимости организатор тендера имеет право вносить в пакет документов изменения, связанные с изъявлением собственной инициативы или в качестве ответа на полученный запрос от потенциального поставщика, в период не позднее 7 календарных дней до истечения сроков подачи заявок на тендер. После внесения изменений о них незамедлительно необходимо оповестить всех потенциальных поставщиков, которым была выдана тендерная документация. Срок на выполнение таких оповещений и замену пакетной документации устанавливается в размере 5 рабочих дней.

  Хотите выиграть в запросе котировок?

            Воспользуйтесь нашими наработками! Мы поможем вам выиграть не менее трети котировок!

  Выиграть котировку

4. Содержание заявки на тендер

  • Требования к тендерной документации определяют ее состав:
  • заявка на участие в тендере и список подаваемых документов, прикрепленных к ней;
  • документы, подтверждающие соответствие требованиям к потенциальному поставщику;
  • таблица цен, отражающая фактически полученные затраты, принимающие участие в составлении конечной цены (если в качестве тендера выступает поставка каких-либо товаров или технических устройств, то обязательно прилагать технические характеристики предлагаемых моделей);
  • прайс на предлагаемый перечень сопутствующих услуг (при наличии);
  • оригинал документа, фактически подтверждающего гарантийное обеспечение тендерной заявки;
  • Документы, подтверждающие соответствие потенциального поставщика выдвигаемым квалификационным требованиям, которые должен предоставить всякий потенциальный поставщик:
  • копии лицензий, подтверждающих права потенциального поставщика или изготовителя на осуществление своей деятельности;
  • копия документа, предоставляющего право на занятие предпринимательской деятельностью, заверенную нотариально;
  • оригинал аудита за последний отчетный год или его нотариально заверенную копию;
  • свидетельство о государственной регистрации организации или предприятия и его копию (если участник ИП, то к списку следует прибавить копию удостоверения его личности или гражданского паспорта);
  • Устав организации с указанием состава ее учредителей, акционеров, а также всех держателей акций в виде заверенной нотариусом копии;
  • оригинал справки, выданной налоговыми органами о том, что за поставщиком не числятся задолженности по уплате налогов;
  • справка из учреждения банка об отсутствии просроченных долгов за последние 3 месяца деятельности;
  • таблица цен (потенциальный поставщик обязан составить таблицу цен с указанием и перечислением единиц товара, общей суммарной ценой за весь объем поставки; она составляется в виде как распечатанных, так и электронных прайс-листов; таблица является также технической спецификацией на предоставляемые товары и услуги и должна полностью отвечать всем требованиям, выставляемым к тендерной документации).
  • Когда производится подготовка тендерной документации, определяется и состав итоговых цен. Указанная стоимость, кроме собственной цены товара, должна включать в свой состав:
  • расходы, полученные после сертификации, процедуры страхования и транспортировки товара к указанному месту назначения;
  • все налоговые выплаты, пошлины и другие виды обязательных платежей и сборов, которые предусмотрены действующим законодательством РФ.

Если в таблице цен потенциальный поставщик не указывает различные составляющие ее, которые включают в себя вышеописанные затраты, то тендерная комиссия рассматривает предоставляемые им данные о цене товара как общую стоимость, с учетом всех затрат. В таком случае эти цены при заключении контракта не могут быть более пересмотрены или изменены. Цены, которые указаны в таблице, остаются фиксированными на протяжении всего срока выполнения договорных обязательств о закупках и поставках и не могут меняться. Цены указываются в тех валютах, которые были оговорены в выдвигаемых требованиях во время подачи заявки на тендер. Оплата поставщику производится по факту доставки товара к месту назначения, по мере поступления бюджетных средств, если другие условия не предусмотрены и не указаны в контракте.

Хотите гарантированно побеждать в тендерах?

         Отправьте запрос и получите в распоряжение целый штат экспертов с оплатой за результат!

Выиграть в тендере

5. Обеспечение заявки

В отдельных случаях поставщик предоставляет гарантийное обеспечение, выраженное в денежной форме, в виде внесения залога на банковские счета организатора, в размере не менее 3 % от конечной суммы в контракте, со сроком действия не меньше установленных временных рамок, указанных в теле тендерной заявки.

Гарантийное финансовое обеспечение потенциального исполнителя по осуществлению тендерной заявки в виде залога денежной суммы вносится на специально созданный счет организатора тендера.

В случае если потенциальный поставщик не выигрывает тендер, средства, предоставленные организатору как залог его финансовой способности, возвращаются в установленные в договоре сроки.

6. Подача тендерных заявок

Тендерные заявки предоставляются потенциальными поставщиками в прошитом виде, пронумерованными и должны иметь печать и подпись. Также подается техническая спецификация тендерной заявки, тоже закрепленная подписью и печатью, и оригинал гарантийного обеспечения.

Эти документы запечатываются в один конверт вместе с тендерной заявкой и отдаются на рассмотрение комиссии. Подписывать заявку может только потенциальный поставщик или его официальный представитель. Не допускается наличие в документации вставок, подтирок и различных приписок.

Потенциальные поставщики саморучно запечатывают документы в конверт, на котором указывают наименование и юридический адрес своей организации, а в качестве адреса доставки указывается организатор тендера, дата и время, установленные для вскрытия конвертов, в виде надписи «не вскрывать до…».

Тендерная документация может присылаться как лично, так и с помощью почтовых отделений в рамках установленных сроков. Любые тендерные заявки, которые были получены после установленных дат и времени, отклоняются или будут возвращены в нераспечатанном виде заявителям.

Не нарушая сроков сдачи и установленный порядок тендерной документации, к ее оформлению можно применить коррекцию, замену условий, цен и тому подобное. Возможно внесение некоторых изменений или окончательного отзыва тендерной заявки до момента истечения установленного срока без потери права ее внесения или обеспечения.

Уведомление, составленное потенциальным поставщиком о намерении внести коррекцию или полностью отозвать свою заявку, отправляется организатору в письменном виде и не позднее, чем указанный окончательный срок ее предоставления. По окончании установленной даты и времени такие коррективы вноситься не могут.

После того как все заявки были приняты в указанные сроки, организатор тендера вскрывает конверты и с помощью тендерной комиссии выбирает победителя, который оглашается путем письменного уведомления всех принявших участие потенциальных поставщиков о вынесенном решении с предоставлением копии протокола итогов работы тендерной комиссии. Правильное оформление и проведение документации во многом определяет успех самого тендера.

Хотите участвовать в тендерах с авансом от заказчика?

         Для вас — самая полная база государственных и коммерческих тендеров с авансированием от 30% до 100%!

Заключить контракт с авансированием

7. Видео инструкция «Анализ и проверка тендерной (аукционной) документации»

Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства. Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера. Оформите заявку и работайте только по выгодным контрактам с минимальной конкуренцией!

Обратно к списку

Ссылка на основную публикацию