Пояснювальна записка

Правильно складений документ, який пояснює причину помилок у роботі або порушень трудової дисципліни, дозволяє працівникові виправдати свої дії, а керівникові — визначити ступінь провини підлеглого.

Зміст

  • Які причини для пояснювальної записки на роботі?
  • На чиє ім'я пишеться пояснювальна записка працівника на роботі?
  • Як правильно почати, закінчити пояснювальну записку, що написати в поясненні: правила написання пояснювальних записок, інструкція з написання
  • Як написати пояснювальну записку на роботі з приводу відсутності на робочому місці: зразок, шаблон, приклади
  • Як правильно написати пояснювальну, пояснювальну записку, щоб не покарали: поради
  • Як написати пояснювальну записку на роботі з приводу помилки: зразок, шаблон, приклади
  • Як написати пояснювальну записку на роботі з приводу скарги: зразок, шаблон, приклади
  • Як написати пояснювальну записку на роботі з приводу проступку: зразок, шаблон, приклади
  • Як написати пояснювальну записку на роботі з приводу події: зразок, шаблон, приклади
  • Як написати пояснювальну записку на роботі з приводу за фактом порушень після перевірки: зразок, шаблон, приклади
  • Відео: Як правильно і грамотно написати пояснювальну записку на роботі?

Як би не намагалися працівники різних сфер, на виробництві, в офісі, на будівництві, у конторі або відділі, рано чи пізно у кожного з них виникає ситуація, в якій доводиться пояснити свої дії (або бездіяльність) роботодавцю, оформивши думки в письмовій формі.

Документ, що пояснює причини якоїсь події, події чи вчинку працівників, називається «пояснювальна записка» (скорочено – «пояснювальна»).

Наявність пояснювальної дозволяє з'ясувати всі обставини, при яких були зроблені помилки чи провини, визначити вину працівника в пригоді.

Пояснювальна запискаЯк правильно і грамотно написати пояснювальну записку на роботі начальнику, директору

Які причини для пояснювальної записки на роботі?

Причин, за якими керівник може зажадати підлеглого описати подію в пояснювальній записці, досить багато. Серед найпоширеніших:

  • запізнення
  • неявка
  • відсутність на роботі
  • самовільний відхід до закінчення робочого дня (зміни)
  • відмова від виконання обов'язків
  • помилки в роботі
  • невиконання посадових обов'язків
  • виявлення комісією порушень, перевіркою
  • порушення трудової дисципліни

Не варто відразу сприймати «в штики» пропозицію керівника написати пояснювальну. Написана пояснювальна виклад працівником власного бачення ситуації. Цей документ не дозволить начальству трактувати все по-своєму і покарати невинного підлеглого.

ВАЖЛИВО: Кримінальний Кодекс Росії попереджає, що свідчити проти самого себе, ніхто не зобов'язаний. Тому, якщо викладені в пояснювальній факти підтвердять вину працівника, писати її він не зобов'язаний.

Якщо керівник не отримав пояснювальну через 48 годин після того, як працівника попросили її надати, він має право застосувати дисциплінарне покарання.

ВАЖЛИВО: Всі пояснювальні «підшиваються» до особової справи працівника і зберігаються 75 років.

Пояснювальна запискаЯкі причини для пояснювальної записки на роботі?

На чиє ім'я пишеться пояснювальна записка працівника на роботі?

Дізнатися, на чиє ім'я слід писати пояснювальну записку, може кожен працівник. Для цього достатньо зазирнути в «Правила внутрішнього трудового розпорядку». Там чітко позначені керівники, в чийому безпосередньому підпорядкуванні перебуває працівник. Пояснювальна повинна бути написана на ім'я одного з цих людей.

Якщо група робочих зібрана із різних підрозділів, то всі ці люди на час виконання трудового завдання підпорядковуються керівнику групи. Отже, керівник може вимагати пояснювальну записку, яка буде написана на його ім'я.

Пояснювальна запискаНа чиє ім'я пишеться пояснювальна записка працівника на роботі?

Як правильно почати, закінчити пояснювальну записку, що написати в поясненні: правила написання пояснювальних записок, інструкція з написання

Строгих правил оформлення пояснювальної не існує, форма документа щодо вільна. Але існує декілька умов, які потрібно виконати при написанні:

  • Зверху в правому куті позначають, кому і від кого призначена записка (з зазначенням ПІБ, посади та назви підприємства).
  • Посередині рядка: «Пояснювальна».
  • Далі, з абзацу, сам текст у вільній формі із зазначенням точного часу, дати і обставин події (від першої особи).
  • Після тексту пояснювальної працівник має право розмістити додатки, в яких коротко зібрані факти, що підтверджують його невинність.
  • Нижче, починаючи з лівого кута: посада працівника, далі – підпис і розшифровка.
  • Останній, в лівому кутку, ставиться дата – день, коли складається пояснювальна.

ВАЖЛИВО: Викладаючи в пояснювальній причини події, працівнику бажано дотримуватися офіційно-ділового стилю, без використання ненормативної лексики. У той же час вимагати від підлеглого певного стилю або стислості тексту некоректно.

Пояснювальна запискаПравила написання пояснювальних записок, інструкція з написання, шаблон

Уникнути пояснень перед начальством з приводу відсутності на робочому місці не вдасться. Керівництво цілком правомірно вимагає написати пояснювальну записку, адже невихід на роботу без поважної причини є порушенням трудової дисципліни.

У пояснювальній записці необхідно вказати причину відсутності. Бажано, якщо вона виявиться поважної, а ще краще – якщо працівник зможе надати документи, що підтверджують відсутність на робочому місці. Це можуть бути довідки, чеки або інші офіційні папери з датою і часом відсутності працівника, підтверджені підписом і печаткою.

ВАЖЛИВО: не Можна давати неправдиву інформацію, вказувати невірні факти, адже роботодавець може перевірити отримані в пояснювальній дані.

Найбільш часто причиною відсутності на роботі у пояснювальних вказують:

  • хвороба або необхідність терміново відвідати лікаря
  • аварія, поломка автомобіля
  • погодні умови
  • необхідність терміново усунути наслідки затоплення в квартирі

Зразок пояснювальної з приводу відсутності на робочому місці:

  1. ПІБ керівника у правому кутку зверху (наприклад: «Директору ТОВ «Південний берег» Самуилову Олександру Олексійовичу».
  2. Рядком нижче – свої дані: «від бухгалтера Силиной Наталії Тимофіївни».
  3. Нижче по центру: «Пояснювальна».
  4. Наступного рядка з абзацу: «28.02.2018 року я була відсутня на роботі у зв'язку з тим, що у сусіда зверху прорвало трубу, і моя квартира виявилася затопленою. Виявила я це в 8.00. Відразу ж викликала ремонтну бригаду і намагалася врятувати від псування власне майно. Бригада робітників приїхала через півтори години після мого дзвінка, а до роботи по усуненню течі вони почали близько 10.00. Ремонт був закінчений в 13.30. Так як мій робочий день триває до 14.00, приїхати на роботу я не встигла. До пояснювальної додаю довідку з Жеку, що підтверджує прорив труби опалення і факт проведення її ремонту».
  5. Останній рядок: «1.03.2018 р , підпис, Сіліна Н.Т.»

Пояснювальна запискаЯк написати пояснювальну записку на роботі з приводу відсутності на робочому місці

Як правильно написати пояснювальну, пояснювальну записку, щоб не покарали: поради

Уникнути покарання за порушення допоможе правильно складена пояснювальна.

ВАЖЛИВО: Існує думка, що працівник, який пише «пояснювальну» записку, вже погоджується з тим, що надалі його звинуватять у тому, що сталося. Але якщо написати «пояснювальну» або «роз'яснювальну» — він буде визнаний невинним. Це помилка, тому не варто придумувати нові назви для пояснювальної записки, а краще грамотно скласти текст.

Успіх пояснювальної записки залежить від точності дотримання таких правил:

  • Інформація повинна чітко і стисло пояснювати ситуацію.
  • Стиль записки повинен бути діловим. Недоречні в тексті пояснювальної витіюваті фрази, красномовні обертів.
  • Ні в якому разі не можна намагатися перекласти свою провину на іншого працівника або приховати значимі факти.
  • В кінці оповідання будуть доречні вибачення і обіцянки надалі бути уважніше.
  • Слід використовувати для написання пояснювальної чистий аркуш, писати розбірливо і акуратно.

ВАЖЛИВО: Складаючи текст пояснювальної, краще утриматися від вживання слів, правопис яких виникають сумніви. Необхідно переконатися, що при написанні не допущені помилки, або замінити це слово синонімом.

Пояснювальна запискаЯк правильно написати пояснювальну, пояснювальну записку, щоб не покарали

Як написати пояснювальну записку на роботі з приводу помилки: зразок, шаблон, приклади

Якщо працівник допустив помилку, йому доведеться написати пояснювальну, незалежно від того, що стало причиною його неуважності.

Більшість помилок на роботі відбуваються із-за втоми, стресу, неуважність чи брак досвіду. Будь-яку з цих причин можна вказати в пояснювальній записці.

Головне, в кінці записки пообіцяти надалі бути уважніше, а в житті докласти зусилля до того, щоб подібне більше не повторилося.

Пояснювальна запискаЯк написати пояснювальну записку на роботі з приводу помилки: зразок, шаблон, приклади
Пояснювальна запискаЯк написати пояснювальну записку на роботі

Як написати пояснювальну записку на роботі з приводу скарги: зразок, шаблон, приклади

Пояснювальна запискаПояснювальна записка

Скаргу на працівника можуть залишити клієнти, незадоволені рівнем обслуговування та якістю наданих послуг. Пояснювальну з приводу скарги писати складніше, ніж пояснювальну за будь-якого іншого приводу.

Текст записки повинен розкривати проблему, правдиво описувати ситуацію і виправдовувати працівника. З іншого боку, у пояснювальних подібного роду обов'язково повинні бути присутніми слова каяття і обіцянку надалі не допускати подібних ситуацій.

Але що писати, якщо ініціатором конфлікту став саме клієнт, а своєї провини у трагедії працівник не бачить?

  • Слід добре обміркувати своє пояснення або порадитися з юристом.
  • Не потрібно зізнаватися в тому, що неможливо перевірити і довести.
  • В тексті можна згадати про доброчесності і старанності працівника, відсутність у нього дисциплінарних покарань в минулому.
  • Звернути увагу роботодавця на наявні пом'якшувальні обставини.
  • Зробити собі ксерокопію пояснювальної.

ВАЖЛИВО: Якщо у пояснювальній будуть описані об'єктивні обставини, що виправдовують працівника в ситуації, що склалася, з великою ймовірністю йому вдасться уникнути покарання.

Як написати пояснювальну записку на роботі з приводу проступку: зразок, шаблон, приклади

Дисциплінарний проступок – невиконання або недостатнє (неналежне) виконання трудових обов'язків без поважних на це причин. Покарання за вчинення проступку передбачено у статті 192 ТК РФ:

  • зауваження
  • догану
  • звільнення

Для працівників прокуратури, митниці та держслужбовців закон передбачає більш суворі покарання, серед яких позбавлення звань, пониження в чині, попередження про невідповідність та інші.

Але щоб покарати працівника за проступок, роботодавцю доведеться довести:

  • неправомірність дій працівника
  • сам факт вчинення проступку працівником
  • вину працівника

Тому, при написанні пояснювальної, працівникові потрібно обдумати кожне своє слово. В іншому випадку, роботодавець зможе використовувати навіть саму маленьку «зачіпку», щоб покарати підлеглого за провину.

ВАЖЛИВО: не Можна притягати працівника до відповідальності за проступок, якщо у документі ознайомлення з положенням, яке він порушив, немає його підпису.

Пояснювальна запискаЯк написати пояснювальну записку на роботі з приводу проступку: зразок, шаблон, приклади

Пригода на робочому місці – ненавмисна, раптова зупинка процесу, яка може спричинити травми, смерть, втрату матеріальних засобів або інший збиток.

В залежності від виду події і провини в ньому працівника, послідує покарання. У кращому випадку це буде догана та позбавлення премії, а в гіршому – звільнення.

У пояснювальній слід правдиво описати подію, зазначивши свою роль. При цьому важливо точно вказувати час. В деяких випадках текст краще складати разом з юристом.

Як написати пояснювальну записку на роботі з приводу події: зразок, шаблон, приклади

Як написати пояснювальну записку на роботі з приводу за фактом порушень після перевірки: зразок, шаблон, приклади

Якщо перевірка на роботі виявила порушення, уникнути пояснень у письмовому вигляді не вдасться. А от залишитися безкарним можна, тільки в тому випадку, якщо такі порушення були виявлені вперше, а сам працівник користується довірою і повагою.

У будь-якому випадку, в пояснювальній потрібно покаятися і пообіцяти, що в майбутньому порушення будуть виправлені і більше ніколи не повторяться.

Однак якщо порушення були виявлені не вперше, сподіватися нема на що – заслужене покарання не змусить себе довго чекати, незалежно від того, що написано у записці.

Як написати пояснювальну записку на роботі з приводу за фактом порушень після перевірки: зразок, шаблон, приклади

Написати пояснювальну записку зовсім не складно, тим більше, що якась особлива форма для неї не потрібно. Але достовірність і стислість тексту, щирість, акуратність листи і відсутність граматичних помилок можуть допомогти уникнути покарання або пом'якшити його.

Відео: Як правильно і грамотно написати пояснювальну записку на роботі?

Пояснительная записка: правила оформления и образец

Пояснительная записка является документом, включающим обобщенные сведения о бухгалтерской документации, исследовательском проекте, документах для налоговой. Текст записки является информационным и пишется он в деловом стиле. Подобный документ становится приложением к отчету, либо научной работе. Обычно в него включаются сведения о назначении работы, ее актуальности.

Что такое пояснительная записка?

Деловые бумаги играют в нашей жизни не последнюю роль. И любой сотрудник, студент или научный работник рано или поздно сталкивается с необходимостью написания пояснительной записки.

Предусмотрена такая записка для разных случаев, она представляет собой документ, сопровождающий дипломную работу, а также другой научный труд, бухгалтерский отчет или документ для налоговой.

Читайте также:  Термін прийняття спадщини

Само содержание пояснительной записки определяется тем, к какому документу или научной работе она прилагается.

Документ отличается сдержанным и четким стилем, в нем используются стандартные выражения, профессиональные термины, личные местоимения исключены. В записке такого рода не дается никакой оценки повествованию.

Если мы говорим о бухгалтерской отчетности, в документе описывается:

  • Деятельность компании;
  • Доходы или расходы;
  • База нематериального характера и материального;
  • Задолженности и т.п.

Пояснительная записка, созданная для научного труда, отражает цель создания труда, его значимость и актуальность. Для технического проекта обязательно указывается область использования и технические параметры, а также данные о предназначении системы или объекта.

Такой документ изначально создавался для того, чтобы пояснять содержание других бумаг.

В учебных заведениях при сдаче дипломной работы студенты всегда прикрепляли пояснительную записку, чтобы пояснить включенные в нее сведения. С такой запиской комиссии легче понять суть сложных моментов.

Документ является дополнением к основной части чего-либо, тезисным описанием. записки определено типом документа, к которому ее следует приложить.

Общие требования оформления

Пояснювальна записка

В любом ведомстве и организации обычно есть свои образцы оформления пояснения. В заведениях образовательного плана есть методички с требованиями к форме, а также тексту записки. Действующие акты нормативного характера отражают лишь общие моменты. Большая часть сведений носит характер рекомендаций, некоторые сведения являются обязательными.

записки всегда подразделяется по смыслу на структурные компоненты, которые подчиняются друг другу. Они включают разделы, перечни, списки, приложения, сноски, а также пункты или подпункты.

Стиль обязательно приводится в соответствие с принципами общения в деловой сфере. Повествование не терпит излишеств, оно ведется лаконично, очень кратко и понятно. Если в тексте есть какие-то специальные термины, либо сокращения, они непременно должны отражать принятые в отрасли стандарты.

Иногда могут потребоваться приложения к записке. Они включают ссылки, которые присутствуют в документе, графики или формулы. Необходимо отдельно оформить список литературы, методы расчетов и их обоснования. Среди требований к пояснительной записке стоит выделить:

  • Точность использования наименований или терминов;
  • Отсутствие употребления местоимений и собирательных имен существительных (например, граждане);
  • Предложения строятся по стереотипу;
  • Используются стандартные обороты.

Документ может быть составлен от руки или на специальном бланке. Пояснение включает:

  • Титульный лист;
  • Непосредственно введение и аннотацию;
  • Возможные сокращения;
  • и выводы;
  • Приложение и библиографию.

Оформление документа стандартное. Очень важно пронумеровать страницы и включить выводы после каждого пункта раздела. Различия в пояснении касаются сферы использования записки.

Популярные вопросы по статье ✅ Что такое пояснительная записка?

Пояснительная записка — это документ, сопровождающий дипломную работу, а также другой научный труд, бухгалтерский отчет или документ для налоговой.

✅ Какие требования к оформлению пояснительной записки?

Оформление документа стандартное, которое соответствует деловой сфере. Важно пронумеровать страницы, добавить выводы. Составляется от руки или на специальном бланке. 

✅ Какие нюансы важно учитывать при написании пояснительной записки в налоговую?

Важно описать экономическую деятельность компании, ее доход, задолженности и прочее. Может понадобиться объяснение некоторых расхождений в учете, а также обоснование таких расхождений. 

✅ Какую информацию включает пояснительная записка для бухгалтерской отчетности?

Пояснительная записка для бухгалтерской отчетности включает в себя информацию:

  • Об организации или предприятии;
  • О расходах, финансовом положении, имущественной структуре;
  • Анализ ликвидности компании и эффективность ее работы;
  • Данные за прошлые годы, а также кварталы;
  • О том, как ведется хозяйственная работа.

✅ Какие есть нюансы при составлении пояснительной записки к дипломному проекту?

Пояснительная записка к дипломному проекту раскрывает его содержание. Важно помнить, что записка будет изучаться членами комиссии, поэтому должна быть оформлена грамотно. 

Образец заполнения пояснительный записки

Пояснювальна записка

Все те сотрудники, которые работают с документами или занимаются разработкой проектов, должны знать, как пишется пояснительная записка. Это касается юристов и экономистов, студентов, ученых и служащих. пояснительной записки во многом определяется целями создания.

Если вы пишете бухгалтерскую записку в налоговую, то важно описать экономическую деятельность компании, ее доход, задолженности и прочее.

Может понадобиться объяснение некоторых расхождений в учете, а также обоснование таких расхождений. В каждой структуре приняты свои образцы оформления документа.

Очень часто в пояснительной записке к курсовой или дипломной работе появляются обозначения используемых сокращений, упомянутых в тексте.

Необходимо следить за тем, чтобы соблюден был официальный стиль, присущий деловым бумагам. Информация не должна подразумевать нескольких толкований.

Используемая терминология должна соответствовать существующим стандартам. Допустимо наличие приложений к записке. В них нередко отражены сведения о графических изображениях, которые были включены в саму записку.

Подобные документы служат пояснением. Приложение включает расчеты, перечень документов, использованных при составлении.

пояснительной записки не закреплено в нормативных документах, но используемый формат соответствует определенным требованиям.

В налоговую службу

Пояснительная записка в налоговую пишется исключительно по прямому требованию с ее стороны. Налоговая инспекция вправе потребовать у бухгалтерии компании составить пояснение по убыткам, отраженным в налоговом отчете. Работники бухгалтерии указывают в налоговом документе:

  • Название отдела налоговой службы, куда отправляется записка;
  • ИНН компании;
  • Реквизиты того письма, которое предполагает ответ в виде записки;
  • Необходимые данные по документу, вызвавшему наибольшие вопросы;
  • Уровень доходов, а также расходов компании, показатели ее баланса;
  • Убытки и траты на определенную дату;
  • Данные о расхождениях налогового и бухгалтерского отчета, если они есть.

Налоговая инспекция может попросить составить записку, если обнаружены различные нарушения, а также ошибки или другие обстоятельства, которые вызывают вопросы. Составление налогового документа необходимо, если:

  • В налоговой декларации найдены были ошибки;
  • В документах фигурируют противоречивые сведения;
  • Была подана декларация уточняющего типа, которая подразумевает уменьшение налога по сравнению с первоначальной суммой;
  • У плательщика налогов отразился убыток за отчетный период и он имеет внушительный размер;
  • С убытком компания работает не первый отчетный период, а несколько подряд.

Налоговый документ необходимо отправить по требованию в кратчайшие сроки. На это дается 5 дней. Несколько лет назад в законодательстве произошли некоторые изменения. Компания уведомляет службу о том, что она получила запрос.

Если по требованию налоговый документ не предоставили, предусмотрены штрафные санкции. Может быть проведена выездная проверка, поэтому запрос не стоит игнорировать. Налоговый документ составляется на имя руководителя инспекции.

Форма подачи чаще всего будет произвольная. По определенным видам пояснений предусмотрена специальная форма, но она носит исключительно рекомендательный характер.

При составлении пояснения опирайтесь на суть запроса. Он может содержать узкое требование или просьбу предоставить общую информацию. В заключении нужно написать, какие меры будут приняты для того, чтобы избежать подобных ситуаций в будущем.

Часто возникают вопросы относительно заработной платы работников и ее размера. Вопросы появляются относительно работников, оформленных на полставки. В данном случае сослаться надо на объем работы, штатное расписание. Инспекторы могут затребовать информацию о контрагентах и обо всех операциях, проведенных с ними.

Ответ оформляется в соответствии с той информацией, которая была запрошена.

Если у компании большие убытки, то инспекция относит ее в категорию проблемных. Инспектору может показаться, что в компании намеренно занижают прибыль.

Поэтому в пояснении требуется указать факторы, которые привели к возникновению убытков. Речь может идти об изменении курса валюты, о форс-мажорных обстоятельствах.

В качестве доказательств прилагается налоговый документ, подтверждающий ваши слова.

К бухгалтерскому балансу

Пояснювальна записка

Подобная записка для бухгалтерской отчетности считается одной из наиболее распространенных. Она включает в себя определенную информацию:

  • О конкретной организации или предприятии;
  • О расходах, финансовом положении, имущественной структуре;
  • Анализ ликвидности компании и эффективность ее работы;
  • Данные за прошлые годы, а также кварталы;
  • О том, как ведется хозяйственная работа.

Если налоговая инспекция запросит пояснительную записку, а вы забудете ее сделать, вам грозят санкции. По приказу Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н работник бухгалтерии пишет подробный отчет об убытках и прибыли, он сопровождается пояснительной запиской.

Пояснения к подобным налоговым отчетам должны отражать сведения, которые касаются политики компании. Они позволяют оценить ее финансовое состояние. В пояснении бухгалтер непременно указывает о наличии за отчетный период:

  • Главных средств компании;
  • Активов, относящихся к нематериальным;
  • Прибыли или возможных затрат;
  • Вложений финансов;
  • Акций, если они были выпущены;
  • Задолженности.

Оформляется пояснительная записка как налоговый документ, позволяющий оценить функционирование компании.

К дипломному проекту

Пояснювальна записка

Надо сказать, что каждая студенческая работа непременно должна сопровождаться пояснительным документом, особенно, когда речь идет о дипломе по технической специальности. Обычно любое учебное заведение располагает своими образцами таких записок, которые всегда содержат:

  • Титульный лист с именем автора и названием работы;
  • Задание от руководителя;
  • Аннотацию, в которой кратко изложены разделы дипломной работы;
  • Постраничную разметку и оглавление;
  • Обозначения или сокращения приводятся списком;
  • Краткое обзорное введение;
  • Заключение, содержащие выводы по проделанной работе;
  • Источники, которые принимались во внимание при написании диплома;
  • Дополнительные приложения с графиками и другими материалами.

Важно помнить о том, что записка будет изучаться членами комиссии. Она должна быть составлена аккуратно и оформлена грамотно. Есть определенные требования и стандарты, касающиеся структурирования пояснения. Порядок оформления будет следующим:

  1. Для начала необходимо написать план пояснительной записки, где будут строго прописаны все пункты. Сначала оформляется титульный лист, затем следует аннотация. Не забудьте про оглавление и введение. Лишь после этого будет размещен основной текст, разбитый по главам. В конце дается заключение и список литературы, которая использовалась в работе. Приложения к записке должны размещаться после списка литературы. Непременно пронумеруйте их.
  2. Перед написанием чистового варианта следует набросать черновик. Он основан на принципах, которые были во главе всей дипломной работы. Создайте анализ трудов, которые были использованы в работе. В заключении предоставьте результат работы.
  3. Документ начинается с разъяснений, по какой причине вы выбрали именно данную тему, почему она для вас ценна.

Помните, что пояснительная записка раскрывает содержание проекта. Составляется она исключительно в письменном виде. Чтобы создать хорошую пояснительную записку, нужно уделить внимание каждому ее пункту.

Скачать образец документа

Для вашего удобства представлены образцы подобного документа.

Пояснювальна записка про помилку в роботі

Ніхто не застрахований від помилок в роботі. Керівник, зіткнувшись з неправильним або неписьменним виконанням службових обов’язків співробітником, природно захоче отримати пояснення від працівника. Як правило, потрібне пояснення в письмовому вигляді. Працівникові слід написати пояснювальну записку, в якій слід пояснити причини виникнення помилки в роботі.

На перший погляд, пояснювальна записка здається чимось неістотним, але це не так. Це документ, який допоможе керівництву розібратися в тому, що трапилося і прийняти вірне рішення про необхідність дисциплінарного стягнення.

 Для того, щоб постаратися уникнути можливого покарання, працівникові слід подумати над вмістом пояснювальній записці, скласти її грамотно, коротко описати ситуацію і постаратися знайти об’єктивні причини допущеної помилки в роботі.

Нижче розглянемо, як правильно оформити такий документ.

Працівник повинен знати, що для того, щоб застосувати дисциплінарного стягнення, роботодавцю потрібно в обов’язковому порядку отримати від працівника письмове пояснення.

 Тому працівникові при виникненні помилки у виконанні трудових обов’язків слід заспокоїтися, без його пояснення роботодавець не має права карати співробітника. Слід озброїтися чистим аркушем паперу і ручкою і обдумати зміст документа.

 Можна оформити документ в електронному вигляді, після чого роздрукувати. Даний момент, як правило, не є принциповим.

Як правильно написати пояснювальну записку про прогул в роботі?

Текст складається у довільній формі, але сам документ повинен мати такі обов’язкові реквізити:

  • адресат – ПІБ та посада керівника, назва організації, документ обов’язково повинен мати вказівку на те, для кого він призначений;
  • назва документа і його заголовок;
  • дата написання;
  • підпис працівника;
  • текст з описом події і поясненням того, що сталося.

Основну увагу слід приділити тексту. Необхідно коротко описати ситуацію – яка саме помилка в роботі допущено, які наслідки ця помилка викликала для діяльності організації.

Текст повинен бути лаконічним і коротким. Не слід перетворювати пояснювальну записку в твір, це все-таки важливий документ, призначений для керівника організації. Зайва інформація, емоції можуть викликати у керівництва зайві питання, тому варто писати стисло і по справі.

Після того, як дано опис помилки, допущеної працівником, слід написати причини цього. Потрібно постаратися вказати об’єктивну і поважну причину.

 Але якщо це не можливо, не варто звалювати провину на іншого, звинувачувати інших співробітників, керівництво це не схвалить.

 Краще постаратися послатися на обставини, що склалися – велика завантаженість на роботі, великий і безперервний потік клієнтів, механічна помилка через напружений дня, погане самопочуття чи інша причина.

Читайте также:  Договір про визначення частки у суспільній сумісній власності (зразок)

Якщо співробітник визнає свою провину в допущенній помилці, обов’язково потрібно висловити своє каяття, запевнити керівництво, що подібної помилки надалі допущено не буде, переконати всіх, що будуть вжиті всі необхідні заходи щодо недопущення подібного.

Далі отриманий текст слід підписати і передати за місцем призначення.

Приклад пояснювальної записки про помилку в роботі

Директору ТОВ «Альфа»
Пелепишену А.А.
від бухгалтера
Петрова А.П.

Пояснювальна записка

про помилку в заповненні документів

 26 серпня 2015 року мною були невірно вказані ціни на продукцію в товарній накладній №432, вони були завищені на 10%. Покупець, побачивши завищені ціни, відмовився приймати товар, в зв’язку з чим він повернувся на склад ТОВ «Альфа».

Виникла помилка викликана підвищеною завантаженістю в день підготовки документа. 26 серпня була відсутня через хворобу напарниця, в зв’язку з чим, довелося виконувати роботу за двох. Документи були підготовлені в кінці робочого дня, коли сильна втома викликала неуважність при виконанні роботи.

Помилку свою визнаю. Постараюся в майбутньому ставитися більш уважно до роботи і заповнення документів.

Схожі статті

Образец пояснительной записки в налоговую по требованию, подробная инструкция по составлению. Как пишется пояснительная записка

Все сроки и правила, как написать письмо в налоговую в ответ на требование об уплате налога, прописаны в НК РФ. После завершения камеральной проверки периодической или итоговой отчетности инспектор направляет в учреждение письмо в бумажном или электронном виде о выявленных расхождениях, подлежащих уточнению, разъяснению или корректировке.

Организация должна сформировать и передать пояснительный материал в течение пяти рабочих дней с момента получения запроса из ИФНС (п. 3 ст. 88 НК РФ). Письмо составляется в произвольной форме.

Если налогоплательщик готовит ответ на запрос по факту камеральной налоговой проверки, то ему надлежит использовать образец ответа на требование налоговой о предоставлении пояснений.

Ответ подают через систему электронного документооборота с обязательным использованием ЭЦП, по электронной почте, курьером либо непосредственно в инспекцию (письмо зарегистрируют в канцелярии). В доказательство своей позиции налогоплательщик формирует пакет документов со всеми необходимыми приложениями, заверенными и подписанными руководителем.

Если специалист уверен, что в поданной отчетности неточностей и расхождений нет, то по инструкции, как правильно ответить на требование ИФНС о предоставлении пояснений, в ответе необходимо указать, что в декларации или отчете за указанный период ошибок не содержится. Если ошибки все же были допущены, налогоплательщик предоставит корректировку декларации, уточняющую поданные сведения (п. 1 ст. 81 НК РФ).

При обнаружении технических помарок или неточностей, не влияющих на налогооблагаемую базу и величину исчисленного налога, в разъяснительном материале опишите сложившуюся ситуацию, отметив при этом, что верный вариант предоставлен в ответе на запрос либо в уточненной декларации.

Пояснительную записку можно составить в свободной произвольной форме, за исключением пояснений к декларации по НДС. Текст зависит от того, по какому налогу и какие погрешности обнаружены, насколько они существенны, какие сведения требует инспекция.

При получении требования первым делом нужно самостоятельно перепроверить отчетность на наличие ошибок. Их может не быть. В этом случае в пояснительной записке следует указать, что несоответствий в отчете и оснований для исправления данных и подачи уточненки нет. Подробно аргументируйте свой ответ и по возможности приложите подтверждающие бумаги.

Если ошибки действительно присутствуют, но не влияют на сумму налога, укажите на этот факт и предоставьте инспекции правильные сведения. Также вы имеете право вместо пояснения подать уточненный отчет с исправленными показателями.

В случае занижения налога из-за ошибочных сведений в отчете необходимо подать уточненку. Пояснение представлять не обязательно, но можно, чтобы объяснить причины допущенных недочетов.

Важно в пояснительном письме обосновать свою точку зрения и указать объективные причины, по которым допущены ошибки. пояснений зависит от того, какую информацию запросила инспекция. Так, могут уточнить сведения:

  • по налогу на прибыль: о снижении налоговой нагрузки, по убыткам, о несоответствиях показателей доходов от реализации товаров и услуг в декларациях по НДС и налогу на прибыль, о данных в декларациях и бухгалтерских отчетах и т.д.
  • по налогу на имущество: о применяемых льготах, при расхождении сумм в декларации по налогу на имущество и в бухгалтерской отчетности и др.
  • по расчету 6-НДФЛ: о разнице в суммах уплаченного и удержанного налога.
  • по расчету по страховым взносам: о несовпадении сумм доходов в РСВ и 6-НДФЛ или показателей в СЗВ-М и в расчете по страховым взносам и др.
  • по декларации по УСН: о расхождениях между сведениями налогового и бухучета или между показателями доходов в отчете по УСН и данными по расчетному счету.

СПС Консультант Плюс содержит более 90 форм пояснений в ФНС, которые помогут правильно ответить на требование инспекции.

и получите доступ ко всем образцам пояснений в налоговую и не только: законодательные акты, разъяснения, формы документов, инструкции по их заполнению и т.д. Вы можете поработать в Консультант Плюс

  • ! Заполните форму внизу страницы
  • и получите
  • системы.
  • Найти все образцы можно с помощью строки быстрого поиска (запрос «пояснения в налоговую», вкладка «Формы документов»).

Когда налоговики требуют пояснения по убытку в декларации, необходимо обосновать причину его возникновения.

Следовательно, нужно представить документальное подтверждение доходов и расходов, разъяснить как происходил расчет, а так же обосновать возникновение этого убытка.

Для документального подтверждения подходят выписки из бухгалтерских регистров, договора с поставщиками, договора с клиентами и др.

пояснительной записки в тех случаях, когда ее необходимо составлять, должно предоставлять контролирующим органам информацию о деятельности компании в отчетном периоде . В ней указываются основные характеристики бизнеса в целом, а также факторы, влияющие на изменения тех или иных показателей.

Строгой формы для пояснительной записки нет. То есть бухгалтер может составить ее в текстовом виде и использовать в ней различные таблицы, сводки, графики или диаграммы, словом применять в этом отчете все способы подачи информации, которые сочтет нужным. Набор данных для пояснительной записки также определяет сам бухгалтер.

Пример пояснительной записки

Как уже было сказано, законодательство не предлагает четкого перечня сведений, касающихся финансовой деятельности компании, которые бухгалтер был бы обязан внести в пояснительную записку к балансу. Главное при ее составлении придерживаться общего принципа соответствия данных бухгалтерской отчетности.

Налоговиков может заинтересовать убыточная деятельность компании, и в этом случае пояснения налогоплательщика должны в полной мере раскрывать причину возникновения убытка в запрашиваемом отчетном периоде. Для этого в письме расшифровываются доходы и расходы за определенный промежуток времени.

Постанова. Пояснювальна записка. Реферат – Освіта.UA

  • Напечатать
  • Спросить
  • Отправить другу
  • Подписаться на новости

Постанова

Постанова — правовий акт, який приймається вищими і центральними органами на базі основних законів та на їх виконання. Текст постанови складається з двох частин: констатуючої й постановчої, визначаються виконавець і терміни виконання.

  • Приклад постанови
  • КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ
  • Про внесення змін і доповнень до Положення про порядок реалізації,
  • обліку торгових патентів і контролю за їх використанням
  • ПОСТАНОВА
  • від 24 лютого 1997 р. № 190
  • Кабінет Міністрів України ПОСТАНОВЛЯЄ:

Затвердити зміни і доповнення, що вносяться до Положення про порядок реалізації, обліку торгових патентів і контрою за їх використанням, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 травня 1996 р. № 563 (додаються).

Прем'єр-міністр України

(підпис)

Резолюція — це документ, який фіксує рішення, постанову. Найчастіше резолюцію приймають на зборах, з'їздах, конференціях; її вміщують в кінці протоколу або пишуть окремо й додають до нього.

Резолюція складається із вступної (констатуючої) і директивної частин. У констатуючій частині спочатку відзначають досягнення з питання, що розглядається, а потім указують недоліки.

У директивній (резолютивній) частині роблять узагальнені висновки, оцінюють роботу, визначають конкретні заходи з кожного питання, спрямовані на виконання поставлених завдань, усунення виявлених недоліків, зазначають відповідальних осіб.

  1. Пояснювальна записка
  2. Пояснювальна записка укладається на вимогу керівника, керівної організації або ж із власної ініціативи й має реквізити, аналогічні доповідним запискам.
  3. Пояснювальна записка може бути:

1. Службовою складовою частиною чи додатком, доповненням іншого документа (плану, проекту, пропозиції, звіту, програми й т. ін.).

У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа. Викладає структуру, зміст, функціональне призначення і термін його дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків.

2. Документом особистого характеру, у якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлеглих чи причини якихось подій, фактів, провин та ін.

Приклад пояснювальної записки

Міністерство харчової промисловості Директорові

України об'єднання «Харківський хлібзавод № 8» Бондар О. Г.

Пояснювальна записка № 16 про порушення технічної дисципліни

Доводжу до Вашого відома, що 17.11. 2002 у зв'язку з вимкненням електроенергії в загальній мережі заводу з 20.00 до 24.00 було припинено випікання партії хліба, яка складала 150 (сто п'ятдесят) кг.

Мною, нач. цеху М 2 Пасько В. Ю., щодо цього факту було укладено акт, якай додається.

Зроблено відповідний запис до технологічного чергового журналу, напівфабрикати хліба передано до складу № 4, накладна додається.

Додатки:

  • акт М 4 — 2 арк. у 2 пр.
  • накладна ЛЈ 247 — 1 арк. в 1 пр.

18.11. 2002 (підпис) В. Ю. Пасько

19.09.2011

Записки пояснювальні, доповідні, службові: у яких випадках використов

16.07.15

У процесі роботи працівникам кадрової служби доводиться оформляти, подавати або розглядати різні записки: пояснювальні, доповідні, службові. У чому між ними полягає відмінність? Як правильно їх складати та що треба враховувати під час їх оформлення?

ПОЯСНЮВАЛЬНІ ЗАПИСКИ

Пояснювальні записки згідно з Державним класифікатором управлінської документації ДК 010–98, затвердженим наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31.12.1998 № 1024, належать до підкласу 0201 «Документація з організації та припинення діяльності юридичної особи» класу 02 «Організаційно-розпорядча документація».

Вимоги ж до їх оформлення містяться в ДСТУ 4163–2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» та в Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому Методичною комісією Державного комітету архівів України (протокол від 20.06.

2006 № 3).У Кодексі законів про працю України (КЗпП) поняття «пояснювальна записка» не згадується. Натомість у ньому використовується поняття «письмове пояснення». Зокрема, у ст.

149 КЗпП зазначено, що до застосування дисциплінарного стягнення власник або уповноважений ним орган повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення, які й оформляють пояснювальною запискою. Але в цьому разі не йдеться про обов’язок порушника написати пояснювальну записку, а лише про право власника зажадати її.

Якщо ж порушник відмовляється писати пояснювальну записку, як правило, складають акт про таку відмову, який і дає роботодавцеві практичну можливість діяти далі у вирішенні питання щодо застосування дисциплінарного стягнення.

Працівник, скориставшись правом написати пояснювальну записку, зі свого боку, має змогу розставити важливі для нього акценти щодо того, що відбулося, продемонструвати свою можливу фактичну невинуватість і лояльність до роботодавця і в такий спосіб пом’якшити можливе дисциплінарне стягнення.

  • Види пояснювальних записок
  • За змістом пояснювальні записки поділяються на такі, у яких: • розкривають причини певного факту, вчинку, події, переважно негативного характеру (наприклад, невиконання певного доручення, порушення трудової дисципліни тощо);• пояснюють зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо).
  • Залежно від місця розташування адресата розрізняють внутрішні та зовнішні пояснювальні записки.

Внутрішні пояснювальні записки адресуються (подаються) у межах одного підприємства, установи, організації(підприємство):• керівником структурного підрозділу керівникові підприємства або його заступникові. Такі пояснювальні записки оформляють на бланку структурного підрозділу (за наявності) цього підприємства;• працівником структурного підрозділу керівникові цього підрозділу (інколи — керівникові іншого підрозділу чи одному з керівників підприємства). Працівник пише пояснювальну записку власноруч, переважно в довільній формі, на чистому аркуші паперу формату А4 або А5.

Зовнішні пояснювальні записки призначені для подання за межі підприємства і, як правило, адресуються керівникові організації вищого рівня або його заступникові. Такі пояснювальні записки оформляють на загальному бланку підприємства формату А4.

  1. Реквізити та зміст пояснювальних записок
  2. Пояснювальні записки мають такі основні реквізити (можуть дещо різнитися залежно від конкретного виду пояснювальної записки):• назву організації вищого рівня (зовнішня пояснювальна записка);• назву підприємства (зовнішня пояснювальна записка);• назву структурного підрозділу підприємства (внутрішня пояснювальна записка);• назву виду документа («Пояснювальна записка»);• дату документа;• реєстраційний номер/індекс документа;• місце складання або видання документа;• найменування адресата;
  3. • заголовок до тексту документа (за потреби);
  4. • відмітку про наявність додатка (за наявності документа, що додається до пояснювальної записки);
  5. • прізвище виконавця і номер його телефону (зовнішня пояснювальна записка);
Читайте также:  Як стягнути аліменти з непрацюючого батька?

• текст документа;• підпис;• відмітку про виконання документа й направлення його до справи (внутрішня пояснювальна записка);• відмітку про наявність копії документа в електронній формі (за потреби).Зміст пояснювальної записки може також різнитися залежно від її виду. Наприклад, вимоги до змісту пояснювальних записок, які подають разом із проектами відповідних документів для їх пояснення, можуть установлюватися окремими нормативно-правовими актами галузевого характеру. Працівники кадрової служби досить рідко готують такі пояснювальні записки і мають справу переважно з пояснювальними записками, у яких розкриваються причини певного факту, вчинку, події (як правило, негативного характеру) у сфері управління персоналом. Складаючи таку записку, спочатку бажано «сухою канцелярською мовою» викласти факти, які мають безпосереднє відношення до відповідної ситуації, а потім вже пояснити причини цієї ситуації. Пояснення мають бути вагомими, аргументованими та без зайвих емоцій.

ПРИКЛАД 1

На підприємстві обмежено доступ у робочий час до системи Інтернет в особистих цілях. Один із працівників порушив цей порядок, що й було зафіксовано керівником підрозділу. У такому разі нема сенсу заперечувати свою вину й варто пообіцяти не допускати більше подібних порушень.Фрагмент пояснювальної записки:«Я, (П. І. Б.

) визнаю, що періодично використовував(ла) корпоративний Інтернет в особистих цілях у робочий час, коли не був(ла) завантажений(а) поточною роботою, чим порушив(ла) внутрішні нормативні документи підприємства щодо порядку роботи в мережі Інтернет.

Зобов’язуюся надалі не робити цього й прошу не застосовувати до мене жодних заходів дисциплінарного стягнення».

ПРИКЛАД 2

На підприємстві, де з певних причин затримується виплата заробітної плати, заступник директора провокує працівників на бунт, випитує їхні думки й доповідає про все директорові. Один із працівників не втримався і назвав його «зрадником». Після цього від працівника зажадали пояснювальну записку.

У такому разі в пояснювальній записці можна «пом’якшити» ситуацію й спробувати викликати симпатію до себе.Фрагмент пояснювальної записки:«Заступник директора (П. І. Б.

) систематично підбурює працівників підприємства до невиходу на роботу у зв’язку із затримкою заробітної плати і водночас доносить на працівників.

Унаслідок цього (дата) у мене виник із (прізвище, ініціали заступника директора) конфлікт, під час якого я висловив(ла) свою думку про нього, назвавши його «зрадником», а він обізвав мене «недотепою». Інших образливих виразів на його адресу я не вживав(ла) і трудової дисципліни не порушував(ла). Вважаю, що маю право висловлювати свою думку».

ДОПОВІДНІ ЗАПИСКИ

Доповідні записки багато в чому подібні до пояснювальних, але й мають особливості.

Згідно з ДК 010–98 доповідні записки, так само як і пояснювальні, належать до підкласу 0201 «Документація з організації та припинення діяльності юридичної особи» класу 02 «Організаційно-розпорядча документація», а вимоги до їх оформлення також містяться в ДСТУ 4163–2003 та в Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів.

Відповідно до зазначених вище документів доповідна записка — службовий документ, у якому інформують керівництво про ситуацію, що склалася, певні факти, виконання роботи тощо. Якщо потрібно, у доповідній записці подають висновки і пропозиції. Саме наявністю висновків і пропозицій доповідна записка в основному й відрізняється від пояснювальної.

Текст доповідної записки поділяється, як правило, на дві змістовні частини: • у першій —наводять факти або описують ситуацію, що послугувала приводом для написання доповідної записки;• у другій — аналізують ситуацію, роблять певні висновки, пропонують можливі варіанти вирішення проблеми або певні дії, які, на думку автора, треба виконати.

Треба знати!Пояснювальні записки складають і підписують здебільшого (хоча й не завжди) рядові працівники, а доповідні — керівники різного рівня.

Доповідна записка може готуватися як за власною ініціативою автора, так і за вказівкою керівництва.Реквізити доповідних записок подібні до реквізитів пояснювальних.

Види доповідних записок

Залежно від змісту й призначення доповідні записки можна умовно розподілити на такі, що стосуються: • звіту;• інформації;• ініціативи. Наприклад, мета такої доповідної записки — спонукати керівника до ухвалення певного рішення.

Доповідні записки, так само як і пояснювальні, розподіляють на внутрішні та зовнішні. У практичній діяльності більшості підприємств внутрішні доповідні записки трапляються частіше, ніж зовнішні.

Замість зовнішніх доповідних записок у відносинах із органами вищого рівня часто використовують службові листи, які за своїм характером і змістом іноді мало чим відрізняються від зовнішніх доповідних записок.

Наприклад, у Типовій інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженій постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.

2011 № 1242, зазначено, що текст службового листа (подібно до тексту доповідної записки) складається, як правило, з двох частин. У першій частині зазначають причину, підставу чи обґрунтування підготовки листа або наводять посилання на документи, які були підставою для його складання. У другій — подають висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщують з абзацу.

ПРИКЛАД 3

Працівник підприємства з невідомих причин не з’явився на роботу.

У цьому разі начальник відділу кадрів може подати керівникові підприємства (або безпосередній керівник відсутнього працівника — начальникові відділу кадрів чи іншому керівникові підприємства) доповідну запискуФрагмент доповідної записки:«(Дата) (посада, П. І. Б.

відсутнього працівника) був відсутній на роботі (як на своєму робочому місці, так і на підприємстві в цілому) протягом усього робочого дня з 9.00 до 18.00.

Про наявність поважних причин відсутності на роботі ні напередодні, ні протягом робочого дня (прізвище та ініціали відсутнього працівника) не повідомляв, на телефонні дзвінки не відповідав. У зв’язку із зазначеним мною, а також керівником структурного підрозділу (П. І. Б.)та юрисконсультом (П. І. Б.) складено відповідний акт (додається).Відділ кадрів вживає всіх потрібних заходів щодо встановлення причин відсутності (П. І. Б.) на роботі. У разі надходження нової інформації негайно вам доповідатиму».

СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ

Різні профільні фахівці іноді по-різному оцінюють роль і місце службових записок у системі діловодства. Деякі вважають службові записки одним із різновидів доповідної записки, які здебільшого використовуються з тією ж метою, що й внутрішні доповідні записки, і певною мірою навіть дублюють їх функції.

Інші стверджують, що існують суттєві відмінності між службовою й доповідною записками. Так, «класична» доповідна записка завжди адресується посадовій особі вищого рівня, наприклад, працівником структурного підрозділу його керівникові або керівником структурного підрозділу керівникові підприємства.

Службові ж записки призначені здебільшого для здійснення комунікативних зв’язків на одному рівні управління і можуть подаватися (адресуватися), наприклад, керівником одного структурного підрозділу керівникові іншого або керівникам кількох структурних підрозділів, переважно з питань матеріально-технічного, інформаційного або господарського забезпечення.

Зокрема, у них можуть міститися повідомлення, прохання, пропозиція чи відповідь.Інколи такі записки можуть мати й узагальненого автора та адресата (наприклад, автор — керівництво підприємства, адресат — усі структурні підрозділи підприємства).

Є також фахівці, які розглядають службові записки як узагальнений вид записок, а доповідні й пояснювальні записки — як найпоширеніші їх види.

Таке неоднозначне трактування поняття «службова записка» пов’язане з тим, що в згаданих вище нормативно-правових актах і стандартах у сфері діловодства, а також у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, узагалі не міститься й не розглядається такий вид документа, як службова записка.У зв’язку із зазначеним, на нашу думку, не слід «захоплюватися» складанням службових записок і за можливості у відповідних випадках треба оформляти пояснювальні або доповідні записки. Використання службових записок може бути виправданим для здійснення комунікативних зв’язків на одному рівні управління. Щоб «легітимізувати» службові записки, радимо в інструкції з діловодства на конкретному підприємстві передбачити їх оформлення й подання замість доповідних у тих випадках, коли відповідна інформація подається одним керівником іншому приблизно такого ж самого або нижчого рівня.

ПРИКЛАД 4

Начальник відділу кадрів може подати доповідну записку зі своїми пропозиціями щодо встановлення посадових окладів для окремих категорій працівників заступникові директора підприємства з управління персоналом, а начальникові відділу організації праці та заробітної плати — службову записку з аналогічного питання.

Інколи вибір між службовою запискою і доповідною може залежати й від особливостей організації управління на конкретному підприємстві, обсягу керівних повноважень, які делегує перший керівник підприємства своїм заступникам та керівникам структурних підрозділів, затверджених на підприємстві положень про окремі структурні підрозділи тощо. Одні керівники підприємств намагаються одноосібно вирішувати майже всі, навіть дрібні питання, пов’язані з діяльністю цього підприємства, інші — зосереджуються на вирішенні лише питань стратегічного характеру, а повноваження з вирішення менш важливих питань оперативного характеру делегують керівникам нижчого рівня.

ПРИКЛАД 5

Начальник відділу кадрів має вирішити питання щодо доправлення деяких працівників підприємства на курси підвищення кваліфікації в інше місто автотранспортом підприємства.

На підприємствах першого типу (з «авторитарним керівництвом») начальник відділу кадрів має подати доповідну записку директорові підприємства або його заступникові про потребу в підвищенні кваліфікації певних працівників та їх доставці на відповідні курси автотранспортом підприємства.

Розглянувши доповідну записку, директор або його заступник дає розпорядження начальникові відділу транспорту про виділення автотранспорту підприємства в розпорядження начальника відділу кадрів на певний період для відповідних цілей.

На підприємствах другого типу (з «ліберальним керівництвом») начальник відділу кадрів має подати службову записку безпосередньо начальникові відділу транспорту з обґрунтуванням потреби доставити працівників на курси підвищення кваліфікації автотранспортом підприємства. Після отримання службової записки начальник відділу транспорту у межах наданих йому повноважень самостійно ухвалює рішення про виділення автотранспорту в розпорядження начальника відділу кадрів.

Олександр Клименко,консультант із соціально-трудових відносин

http://www.kadrovik.ua/

Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це

Пояснювальна записка

Пояснювальна
записка

– це письмове пояснення або певного
стану речей (зазвичай негативного
характеру) у дійсності, або певного
стану речей, відображеного в певних
документах. У зв’язку з цим розмежовують
два типи пояснювальних записок.

Перший
тип – це записки, які подаються на вимогу
керівника структурного підрозділу,
організації чи вищої організації й
містять пояснення якихось, зазвичай
негативних, фактів, подій, ситуацій, що
мали місце в організації, з указівкою
на їх причини, наслідки й можливі шляхи
подолання.

Другий тип – це пояснювальні
записки, які подаються або на вимогу
керівництва, або за ініціативною автора
й містять пояснення окремих положень
інших (основних) документів (плану,
звіту, наказу, проекту тощо).

Пояснювальні
записки обох типів бувають внутрішні
(пишуться на звичайному аркуші паперу)
й зовнішні
(пишуться на бланкові). Інколи пояснювальні
записки другого типу є елементом
основного документа, виступаючи його
першою частиною.

Формуляр-зразок
пояснювальної записки включає ті самі
реквізити, що й доповідна записка.

Призначення
пояснювальної записки першого типу –
поінформувати про певні (негативні)
факти, явища, щоб керівництво могло
вжити відповідних заходів. З огляду на
це текст зазвичай містить лише два
структурних компоненти – основну
частину й висновки.

В основній частині
викладаються певні фактичні дані. У
висновковій – пропонується кваліфікація
цих фактів (явищ, учинків), робляться
пропозиції щодо їх подолання або
уникнення в майбутньому тощо.

Висновкова
частина зазвичай відсутня в разі, якщо
пояснювальну записку створює особа,
яка й зробила певний негативний учинок.

Зразок пояснювальної
записки

Дільниця № 5 Начальнику дільниці № 5ЗАТ «Сокіл»Переяслав В.Ю. ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА27.01.2008Про порушення виробничої дисципліниЯ, Синько Андрій Семенович, охоронець дільниці № 5, 25 січня 2008 року о 22 годині перебував на вахті разом зі сторонньою особою – моєю дружиною Синько Іриною Степанівною, яка принесла мені вечерю й запропонувала випити горілки. Я погодився, оскільки гадав, що спиртне допоможе побороти нежить, з якою я з’явився на роботі.Обіцяю, що подібна ситуація більше не повториться.Охоронець ІІ зміни дільниці № 5 Підпис А.С. Синько

Вправа
2.
Відредагуйте текст пояснювальної
записки (виправте орфографічні,
пунктуаційні, мовні та стилістичні
помилки). Назвіть реквізити цього
документа.

Пояснювальна
записка

Студентка, Шпакова
Олена Олегівна, 22 а/ф групи факультету
іноземної філології не з’явилася на
заняття філософії (І-ІІ пари) тому що
виступала на концерті «Студентська
весна». Приймання участі організувала
замдекана іноземної філології.

Староста 22 а/ф
групи підпис Блажко Т.Є.

Ссылка на основную публикацию