Протокол (зразок)

Протокол (зразок)

Протокол — документ, що фіксує хід обговорення питань та рішення, прийняті на зборах, нарадах, конференціях та засіданнях колегіальних органів*. Протокол веде секретар, що призначається або обирається, або спеціально призначена особа.

  • Цей документ складають на підставі записів (або стенограми), зроблених безпосередньо під час засідання.
  • Протоколи оформляють на загальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4. Реквізити протоколу такі:
  • — назва організації вищого рівня;
  • — назва організації;
  • — назва структурного підрозділу (у разі необхідності);
  • — назва виду документа (протокол);
  • — дата засідання;
  • — номер документа;
  • — місце засідання;
  • — гриф затвердження (у тому випадку, якщо протокол підлягає затвердженню);
  • — заголовок до тексту;
  • — текст;
  • — підписи.
  • Майте на увазі:
  • датою протоколу є дата засідання, а не дата остаточного оформлення та підписання протоколу

Якщо засідання триває декілька днів, зазначають дату початку і через тире — дату закінчення засідання, наприклад 01 — 03.12.2016.

Протоколи, як правило, мають порядкову нумерацію з початку календарного року, яка одночасно означає й кількість проведених засідань. Водночас індекс протоколу може складатися з порядкового номера в межах календарного року і через похилу риску — порядкового номера з моменту обрання цього органу.

У реквізиті «Місце засідання» зазначають місто (село, селище), в якому відбулося засідання, а не юридичну адресу юрособи.

У заголовку протоколу наводять вид колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) і назву колегіального органу в родовому відмінку. Наприклад: Протокол засідання експертної комісії.

  1. У тексті протоколу виділяють дві частини — вступну та основну.
  2. Вступна частина містить чітко визначену інформацію, що розташовується завжди в однаковому порядку.
  3. Спочатку зазначають прізвище та ініціали голови і секретаря.
  4. Далі в алфавітному порядку (без зазначення посади) наводять прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу, а потім — прізвища та ініціали запрошених із зазначенням їхніх посад.
  5. На великих розширених засіданнях і зборах присутніх зазначають тільки кількісно, а список за прізвищами додають до протоколу.
  6. Наприклад:
  7. Присутні: 35 осіб (список додається).

Вступна частина протоколу закінчується порядком денним. У ній зазначають питання, що виносяться на обговорення, прізвища та ініціали доповідачів, а також за необхідності їхні посади.

Питання на порядку денному повинні розташовуватися так, щоб першими були найбільш важливі та складні.

Слова «Порядок денний» друкують від межі лівого берега (без відступу). Після них ставлять двокрапку. Кожне питання порядку денного нумерують арабською цифрою і розміщують з нового рядка з абзацного відступу. Формулювання питань починають із прийменника «про» або «щодо». Наприклад:

Протокол (зразок)

На порядку денному не повинно бути питання, сформульованого словом «різне».

Кожне питання, що розглядається, має бути конкретизовано

Якщо на розгляд винесено багато питань, порядок денний можна не вносити до тексту протоколу, а оформити його у вигляді додатка. Тоді у протоколі роблять відсильний запис: «Порядок денний засідання додається».

Основна частина протоколу відображає роботу колегіального органу. У ній записують усі надходження. Будується ця частина за розділами відповідно до порядку обговорення питань порядку денного. Розділи нумерують арабськими цифрами. При цьому зауважте: номер розділу повинен відповідати номеру питання порядку денного.

Кожен розділ будується за традиційною схемою: СЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ). Ці слова пишуть великими літерами, кожне з нового рядка, після них ставлять двокрапку. Таким чином, вони візуально розбивають текст, і це дозволяє швидко знайти потрібне питання.

Розділ починають словом «СЛУХАЛИ». Його пишуть від лівого берега без відступу поряд із цифрою, що позначає порядковий номер питання.

У наступному рядку з абзацу зазначають прізвище та ініціали доповідача в родовому відмінку. Після прізвища ставлять тире і з великої літери викладають основний зміст доповіді (повідомлення).

Текст викладають від третьої особи однини, наприклад: «Вказала на необхідність надання…».

  • Якщо текст або тези доповідей або виступів додаються окремо, то після прізвища з ініціалами роблять запис: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається».
  • Практично так само оформляють розділ «ВИСТУПИЛИ». Проте з певними відмінностями, а саме:
  • — слово «ВИСТУПИЛИ» пишуть від лівого берега без нумерації;

— прізвища доповідачів у цьому розділі зазначають у називному відмінку. Якщо доповідачів декілька, то прізвище та ініціали кожного з них пишуть з абзацу. Далі ставлять тире і з великої літери наводять суть виступу.

Текст викладають від третьої особи однини. При цьому кожну думку доповідача доцільно починати з абзацу.

Із кожного питання порядку денного приймають рішення. При цьому спочатку наводять слово «ПОСТАНОВИЛИ» або «ВИРІШИЛИ» (без відступу від лівого берега). Далі з абзацу фіксують саме рішення.

Якщо в постанові (рішенні) містяться різні за характером питання, то його ділять на пункти, які нумерують арабськими цифрами.

Розділ «ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ)» друкують через 2 — 3 міжрядкові інтервали після попереднього тексту.

Констатуюча частина протоколів, як і розпорядчі документи, має бути конкретною і містити складові частини: кому, що зробити та в який строк.

Прийняті рішення записують, починаючи найчастіше словами: «затвердити (ту чи іншу доповідь)», «схвалити (ті чи інші заходи)», «інформацію взяти до відома», «затвердити проект у прийнятій редакції (або з урахуванням унесених змін та поправок)».

Особливу думку з приводу прийнятого рішення учасник засідання за своїм підписом може викласти на окремому аркуші, що додається до матеріалів протоколу. Про наявність особливої думки у протоколі роблять відмітку після запису відповідного рішення.

У разі необхідності у протоколі зазначають результати голосування з тих чи інших питань, що стали підставою для прийняття рішення. Результати голосування, наприклад, за кожною кандидатурою, записують таким чином: «За Борисенка А. Ю. подано 22 голоси, проти — 1, утрималися — 3».

Якщо приймається рішення про затвердження документа, що обговорювався на засіданні, цей документ додають до протоколу і в ньому роблять посилання на номер і дату протоколу.

За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні і факт обговорення яких був зафіксований у тексті протоколу, їх нумерують арабськими цифрами (додаток 1, додаток 2). У відповідних пунктах протоколу роблять посилання на ці додатки.

При цьому реквізит «Відмітка про наявність додатків» у кінці тексту протоколу не наводять.

Протокол підписують голова та секретар.

Текст протоколу має бути стислим, точним, зрозумілим, уключати інформацію, що всебічно характеризує обговорення питань

Найважливіші засідання на великих підприємствах стенографують. Після розшифровки стенограму додають до протоколу.

Залежно від повноти висвітлення ходу засідання протоколи бувають стислими та повними. У стислому протоколі зазначають тільки порядок денний, прізвище доповідача, прізвища тих, хто виступив при обговоренні, та прийняте рішення.

Такий протокол не дає уявлення про хід обговорення питання, про думки, висловлені в дебатах. Його можна вести в тому випадку, коли засідання стенографується або ведеться фонозапис, а також коли тексти доповідей і виступів додаються до протоколу. У будь-якому разі стенограма та фонограма не виключають протоколу.

Стислими протоколами оформляють також оперативні наради. У всіх інших випадках складають повний протокол.

  1. Рішення колегіальних органів, зафіксовані у протоколі, доводять до виконавців у вигляді:
  2. — постанов і рішень;
  3. — витягу із протоколу;
  4. — наказів — на підприємствах, що діють на принципі єдиноначальності.
  5. Усі документи, пов’язані з підготовкою засідання (перш за все, це складання та погодження порядку денного, підготовка списку учасників засідання і запрошених, складання довідок і доповідних записок за пропонованими до обговорення питаннями, текстів і тез доповідей, проектів імовірних рішень), обов’язково підшивають до протоколу.

Наведемо зразок протоколу на с. 61.

Протокол (зразок)

Бувають випадки, коли необхідно зробити витяг із протоколу. Як зазначалося раніше, витяг — це засвідчена копія частини тексту службового документа. У витягах роблять дослівний запис змісту розділів, пунктів, абзаців, що виписуються.

  • Витяг оформляється на відповідному бланку або на чистому аркуші формату А4 або А5 (залежно від обсягу інформації).
  • Із відповідного протоколу без жодних змін, доповнень або скорочень до витягу переносять такі реквізити:
  • — назву організації (07);
  • — назву структурного підрозділу (08) — якщо протокол складено в результаті проведення виробничої наради або засідання окремого структурного підрозділу;
  • — дату документа (11);
  • — реєстраційний індекс документа (12);
  • — місце складення або видання документа (14);
  • — заголовок до тексту документа (19).
  • Замість слова «ПРОТОКОЛ» пишуть «ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ».
  • Наведемо зразок витягу із протоколу.

Протокол (зразок)

При оформленні витягу вступну частину протоколу наводять майже повністю. Тільки в порядку денному зазначають виключно той пункт або пункти, за якими робиться витяг. При цьому нумерацію пунктів зберігають.

Потім з основної частини дослівно виписують текст потрібного розділу (розділів). Як правило, витяг роблять з одного питання порядку денного, зазначаючи пункти «СЛУХАЛИ» і «ПОСТАНОВИЛИ» (пункт «ВИСТУПИЛИ» зазвичай опускається).

Далі проставляють реквізит «Підпис» з прізвищами голови та секретаря. Проте особисто ці особи витяг із протоколу не підписують.

Обов’язковим реквізитом витягу із протоколу є відмітка про засвідчення копії (27). Про її оформлення див. на с. 19. У певних випадках, передбачених нормативними документами, витяги засвідчують печаткою (у разі її наявності).

висновки

  • Хід засідань (нарад, зборів, конференцій) колегіальних органів фіксують у протоколах.
  • Датою протоколу є дата засідання колегіального органу.
  • На великих розширених засіданнях і зборах присутніх зазначають тільки кількісно, а список за прізвищами додають до протоколу.
  • Рішення колегіальних органів, зафіксовані у протоколі, доводять до виконавців у вигляді постанов, рішень, наказів або у вигляді витягу із протоколу.
  • Усі документи, пов’язані з підготовкою засідання, обов’язково підшивають до протоколу.

Протокол совещания: образец и бланк документа

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Основное назначение

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

  1. Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
  2. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
  3. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

документа

В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Читайте также:  Термін прийняття спадщини

Обычно в документе отражаются такие сведения:

  1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
  2. Состав присутствующих:
  • председатель комиссии;
  • ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
  • остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
  1. Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
  2. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
  3. Решения, которые были приняты в результате совещания.
  4. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
  5. Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

Бланк и образец 2020

  • В наиболее простом случае бланк выглядит так.
  • Протокол (зразок)
  • А в качестве образца можно выбрать такую форму:
  • Протокол (зразок)

Оформление протокола заседания

Ответьте, пожалуйста, на два вопроса относительно оформления ­протокола заседания / собрания:

  • Если в повестку дня включается вопрос информативного характера, например, «О ходе строительства…», то:
    • Необходимо ли выносить какое-либо решение типа: «Принять ­к сведению». Или можно вопрос оставить без постановляющей части?
    • Нужно ли такие вопросы вообще включать в повестку дня?
  • Всегда ли в протоколе необходимо хотя бы кратко приводить содержание выступлений в ходе обсуждения вопроса, требующего принятия решения, или можно просто указать: «Проведено обсуждение…» и далее ­«Постановили (решили)»?
  • На вопрос отвечает Брызгалова К.М., эксперт журнала

    Ответ на первый вопрос читателя содержится в самом определении протокола как вида документа: протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов, т.е. процесс принятия управленческих решений и сами решения.

    Итак, протокол содержит запись хода обсуждения вопросов и принятия решений по ним. Если делается обычный доклад информационного характера, который не подлежит обсуждению и по нему не принимается никаких решений,то нет смысла включать его в виде отдельного пункта в повестку дня. Тогда и решение типа «Принять к сведению» записывать в протоколе не потребуется.

    Если вопрос читателя следует понимать как вопрос о том, допустимо ли в принципе писать формулировку «Принять к сведению» в качестве принятого решения, то ответ на него будет утвердительным. Да, допустимо.

    Ведь даже в образце оформления краткого протокола, который приведен в приложении № 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, такая формулировка принятого решения присутствует (см. Пример 2).

    Но в реальной практике управленческой деятельности «голое информирование» встречается крайне редко. Да и ход строительства требует постоянного контроля.

    Как минимум по итогам такого доклада может быть принято решение о назначении следующей даты информирования о ходе строительст­ва, например, через месяц на следующем заседании или в виде письменного отчета, предоставленного конкретным должностным лицам.

    Итак, вопрос «О ходе строительства…» может носить не только информативный характер. В зависимости от хода строительства присутствующие на заседании / собрании могут:

    • либо одобрить его (если все идет по заранее намеченному плану),
    • либо принять решение о необходимости экстренных мер для выправления ситуации, о сдвиге сроков, об изменении плана работ и т.д.,
    • а также назначить дату и форму следующей «контрольной точки».

    Получается, что по итогам доклада о ходе строительства коллегиальное решение все-таки принимается. Тогда его формулировку и нужно ­зафиксировать в протоколе в части «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».

    Ответить на второй вопросчитателя нам помогут правила оформления протокола, которые содержатся в Типовой инструкции по делопроизводст­ву в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536).

    Текст протокола состоит из двух частей:

    Образец полного протоколам. в Примере 1.

    Во вводной части указываются председатель, секретарь и присутствующие (приглашенные).

    Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.

    Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование ­начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.

    Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».

    В части «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы всех выступивших по данному вопросу и краткое содержание их выступлений. выступления может быть оформлено отдельно, тогда в протоколе делается сноска «текст выступления прилагается» (см. раздел 2 протокола из Примера 1).

    Если выступлений и обсуждений не было, то часть «ВЫСТУПИЛИ» просто не включается; тогда этот раздел протокола будет состоять только из двух частей: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» (см. раздел 1 протокола из Примера 1).

    Пример 1

    Протокол (зразок)

    В практике делопроизводства применяется также краткий протокол, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. Его форму мы привели в Примере 2.

    В таком протоколе указывают только:

    • список присутствующих,
    • рассматриваемые вопросы и
    • принятые решения.

    Для начала посмотрим, как Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предписывает оформлять краткую форму протокола.

    При этом напомним, что положения данного документа являются обязательными лишь для федеральных органов исполнительной власти.

    Остальные организации могут по собственному желанию заимствовать для себя формы документов и технологии работы, описанные в Типовой инструкции.

    Фрагмент документа

    Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 5362.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

    • Заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации
    • заместители Руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации.
    • Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
    • Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

    Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии ­печатаются через 1 межстрочный интервал.Затем указывается принятое по вопросу решение.

     

    Отметим, что в предыдущей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Рос­архива от 27.11.2000 г. № 68 и в настоящее время утратившей силу, не было положений, посвященных краткому протоколу. Т.е.

    раньше оформление кратких протоколов не регламентировалось на федеральном уровне, поэтому они оформлялись в соответствии с инструкцией по делопроизводству конкретной организации.

    А инструкции по делопроизводству организаций в свою очередь составлялись на основе практического опыта, который был изложен в любом учебнике по делопроизводству.

    В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, действующей сейчас (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536), появился пункт 2.7.3.4, посвященный краткому протоколу.

    Поэтому инструкции по делопроизводству, разрабатываемые федеральными органами исполнительной власти, должны содержать такие же требования к оформлению краткого протокола. При этом отметим, что в требованиях, изложенных в пункте 2.7.3.

    4 Типовой инструкции, существуют «инновации в оформлении», которые не характерны для общепринятой практики оформления кратких протоколов. К ним в первую очередь можно отнести:

    • исключение из вводной части повестки дня;
    • центрирование наименования вопроса и подчеркивание его одной чертой ниже последней строки;
    • оформление информации о присутствующих;
    • правила оформления основной части.
    1. Для наглядности покажем приложение № 10 к действующей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которое содержит образец оформления краткого протокола:
    2. Пример 2

    Протокол (зразок)

    Как составить протокол встречи [шаблон протокола встречи]

    Сколько раз вы проводили одно и то же собрание только потому, что никто не запомнил содержание встречи, проведенной неделю назад? Подумайте об этом. Я уверен, что в повестке дня имеется, по крайней мере, один пункт, решение по которому принимается уже месяц. Вас это выводит из себя.

    Что, если я скажу вам, что всего этого можно избежать, выполнив несколько простых шагов для составления эффективных протоколов встречи? К таким шагам относятся:

    • Предварительное планирование
    • Составление протокола встречи в реальном времени
    • Ознакомление персонала с протоколом

    Давайте определимся с тем, что такое протокол собрания

    Само название слегка вводит в заблуждение, поскольку вы не составляете протокол соглашений или свод правил. Честно говоря, никому не нравится читать их, это не входит в ваши дальнейшие планы. Необходимо предоставить три вида основной информации: принятые решения, запланированные действия в перспективе и система отслеживания их выполнения.

    Другими словами, протоколы собраний — это ощутимый результат взаимодействия после завершения совещания.

    Что следует включить в протокол собрания?

    • Дату и время проведения
    • Имена участников и имена тех, кто не имеет возможности его посетить
    • Решения по каждому пункту повестки дня, например, уже принятые или согласованные последующие действия
    • Согласованные или отклоненные пункты повестки дня
    • Время и дата следующего собрания

    Предварительное планирование протокола собрания

    Зафиксированный план упростит вашу работу. Все начинается с повестки дня. Правильно составленная повестка дня — уже половина сделанной работы. Почему? Она работает как основа собрания. Ниже приведены некоторые советы по составлению повестки дня, указанные в нашей другой статье.

    Как только вы узнаете, о чем пойдет речь, набросайте план проведения собрания, который можно использовать для кратких заметок. Если вы делаете наброски от руки, вам такая схема будет особенно полезной.

    Проверьте корректность записи решений, заметок, действий по пунктам. Делайте записи по мере возникновения идей. Так вы обеспечите высокую вероятность фиксации информации.

    Тем не менее, не пытайтесь запечатлеть на бумаге все происходящее, так как это приведет к беспорядку и вы можете упустить по-настоящему важные моменты.

    Если что-то неясно, лучше попросить разъяснений у ведущего, так как, возможно, и другим непонятны эти пункты. Честно говоря, некорректные записи могут привести к неправильным действиям, а это, безусловно, то, чего следует избегать.

    Кроме того, не забывайте отмечать участников по мере их прибывания на собрание. Если вы не знаете всех по именам, просто дождитесь начала собрания, когда каждый должен представить себя.

    Еще один момент относительно кратких записей — как быстро вы делаете заметки? Часто ли путаетесь в словах? Делайте аудио или видео запись собрания, чтобы ничего не прошло мимо вас. Не разбираете свой почерк? Извлеките запись и посмотрите, что вы упустили.

    Как писать протокол собрания

    После того, как вы закончили собрание, надо собрать свои записи и привести их в пригодный вид. Сделайте это по свежим следам. Проверьте полноту информации, но не злоупотребляйте объемом. Например, если на собрании состоялось горячее обсуждение вопроса, отметьте это. Какая была проблема и как она была решена? Думаю, такие обсуждения будут иметь место.

    Что касается стиля письма, составляйте короткие, четкие предложения. Они должны быть простыми, легко читаемыми, без сложных слов или больших абзацев.

    Предоставьте свои записи на ознакомление сотрудникам

    Есть много способов поделиться своими записями с другими. Главное, сделать это как можно быстрее. Так каждый может быстрее приступить к выполнению задач.

    Протокол встречи

    «Я знаю, что вы сделали прошлым летом!» — послышалось из-за принтера. Казалось бы, самое время найти подходящее убежище и, вооружившись степлером, атаковать мужика в рыбацком плаще с крюком из одноименного фильма.

    Но погодите, возможно это просто кто-то распечатал старинный протокол совещания и спешит напомнить, что нынешний «корпоратив» вы обещали организовать непременно на море.В суете дней мы не всегда можем вспомнить, где припарковали машину и что ели на завтрак, что уж говорить о деталях многочисленных деловых встреч.

    И если для бытовой амнезии в верхнем ящике стола всегда хранится «глицинчик», то в последнем случае нас спасет всеведущий и злопамятный протокол встречи.

    Для чего составляется протокол встречи?

    Протокол встречи — это документ, в котором фиксируется ход встречи и принятые решения.

    Рекомендуется к использованию практически в любой ситуации переговоров, деловых обсуждений и совещаний, где присутствует больше одного человека (хотя порой и для дебатов между демонами в голове он тоже был бы не лишним, а в случае с друзьями, когда вы решили бегать вместе по утрам, но не уточнили, в каком году, вообще крайне необходим).

    Важно понимать, что договором протокол встречи не является и юридической силы не имеет, но при этом он намного больше, чем просто бюрократия.

    Для участников предельно ясное закрепление результатов встречи при прозрачной их формулировке с красивыми «буллет-поинтами» повысит эффективность внутренних бизнес-процессов и откликнется конструктивностью в переговорах.

    Учитывая, что людям свойственно воспринимать информацию по-разному, и магическую способность памяти ее искажать со временем, протокол как раз позволяет сделать так, чтобы все были, в буквальном переводе с английского, «на одной странице», то есть имели одинаковое понимание всех решений и дальнейших действий по обсуждаемым вопросам. Подтвержденные и подписанные участниками договоренности уже не просто «слово-воробей», а то самое, что не вырубишь топором.

    Что нужно указать в протоколе встречи?

    Начнем с названия. Ну скажем «Управление Семью Королевствами». Место и время проведения – «Королевская Гавань, 19.05.2019». Далее перечисляем присутствующих на встрече лиц и организации (от дома Старков – Арья Старк, Санса Старк, Бран Старк и т.д.).

    В повестке дня перечисляем рассматриваемые вопросы (кто будет новым королем; смена формы правления в Семи Королевствах).

    После повестки дня в протоколе кратко описывается ход встречи: кто выступал, какие предложения внес, какие высказывались возражения и контрпредложения (Сэм Тарли предложил выборность главы государства, был осмеян; Тирион Ланнистер внес кандидатуру Брана Старка на пост короля с последующим переходом к республике; Санса Старк настаивает на независимости Севера). В итоговой части описываются выводы, к которым пришли стороны, и решения, которые были приняты на будущее с указанием ответственного за выполнение лица (Королевств остается шесть под управлением Брана, Север выходит из состава федерации во главе с Сансой, смена монархической формы правления на республиканскую).

    На практике часто протоколы рассылаются участникам уже после встречи, иногда и через несколько дней.

    Однако лучше на финале совещания еще раз озвучить присутствующим все выводы и дальнейшие шаги по протоколу и подписать его непосредственно после окончания встречи.

    Протокол встречи может быть подписан участниками или только тем, кто этот протокол составлял. На рассматриваемом здесь собрании протокол не велся, поэтому кто знает, как у них там сложится с демократией, когда дракон вернется.

    Проект: ТЦ “Солнечный”
    Тема встречи: Итоги управления ТЦ “Солнечный” и существующие проблемы по состоянию на 10/02/18
    Приложения:
    Дата встречи и место проведения: 10 февраля 2018 года в г. Москва
    Протокол составили: Иванов И.И. и Петров П.П.
    Участники: Должность: Подписи:
    Сидоров С.С. (Си.С.) Управляющий
    Владимиров В.В. (В.В.) Технический директор
    Антонов А.А. (А.А) Начальник отдела маркетинга
    Степанов С.С. Финансовый директор
    Анастасиева А.А. Юрист
    Александрова А.А. Начальник отдела аренды
    Рассылка: Участникам
    Михайлову М.М., Николаеву Н.Н. Татьяниновой Т.Т., Константинову К.К.
    Повестка:
    Результаты новогодних продаж арендаторов
    Доходность арендаторов
    Арендаторы с неудовлетворительными показателями и предлагаемые в отношении них меры
    Маркетинговый план на февраль и март
    Собираемость арендной платы
    Устранение протечек
    Организация парковки
    Вопросы требующие решения              Действия
    No. Ответственный Срок исполнения
    Результаты новогодних продаж арендаторов
    В целом результаты положительные. На следующий год необходимо организовать партнерскую программу с арендаторами. Продумать предложения 1 А.А. 06/07/18
    Доходность арендаторов
    Разработать мероприятия по увеличению доходности 2 СиС

    Протокол совещания. Образец 2019-2020 года

    • 2ann.ru
    • Юридические ответы на жилищные вопросы
    • Нужна бесплатная консультация юриста?
    • Москва и московская область
    • 8(499)110-74-89

      Как работодателю написать рекомендательное письмо работнику

    Главная › Документы › Формы документов

    По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

    бланков можно в конце статьи.

    Роль протокола

    Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

    Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

    Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

    Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

    Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

    Вопросы, решаемые на основании протокола общего собрания

    Протокол общего собрания необходим для решения разнообразных задач, являющихся неотъемлемой частью деятельности организации или предприятия. С помощью этого документа могут оформляться изменения в составе учредителей или акционеров, эмиссия акций, реорганизация или ликвидация предприятия.

    В вопросах, для которых необходимо принятие коллективного решения, обязательно используется протокол общего собрания. Образец составления является единым для всех подобных мероприятий в границах одной организации. Таким образом, являясь отображением хозяйственной деятельности предприятия, этот документ имеет важное юридическое значение.

    Протокол общего собрания, образец его составления и нормы, применяемые к его содержанию, установлены различными законодательными актами РФ.

    Поэтому необходимо строго придерживаться установленных требований к его оформлению, так как контролирующие органы при проверках имеют право признать недействительными решения юридического лица на основании имеющихся нарушений и невыполнения основных требований к протоколу.

    Порядок проведения совещания

    Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты.

    Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора.

    Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

    Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

    Бланк протокола

    Доказано: наше рабочее время наполовину состоит из всяческих заседаний, совещаний, конференций, симпозиумов, допросов, осмотров и т. п. И все эти нужные и важные мероприятия обязаны соответствующим образом оформляться. Оформляются они с помощью документа, который называется протокол.

    По тому, как составлен протокол, каково его содержание, можно вникнуть в суть дела – даже если это дело случилось много лет назад и совсем в другой стране. Протокол имеет историческое и научное значение. Поэтому правильно составленный протокол – это очень важно.

    В настоящее время разработаны специальные бланки протокола практически на все случаи жизни. И хотя, как было сказано, жизненных случаев множество, бланки протоколов, тем не менее, типичны.

    Рассмотрим подробнее, из каких частей состоит  протокол.

    Заголовок, дата, номер

    Заголовком протокола является наименование органа, данные о совещании или заседании которого вносятся в протокол, а также название того вида мероприятия (собрания, совещания и пр.), ход которого должен быть отражен в протоколе. Например, протокол заседания научного совета, протокол съезда политической партии и т. д.

    • Дата протокола – это та самая дата, когда происходило собрание или совещание.
    • Номер протокола – это порядковый номер проводимого заседания или совещания.
    • Вводная часть

    В вводной части протокола обозначаются данные председателя собрания и секретаря. В графу «Присутствовали» вписываются имена всех должностных лиц, присутствовавших на собрании.

    1. В вводной части указывается также повестка дня, перечисляются включенные в повестку вопросы и называются имена докладчиков по каждому из вопросов.
    2. Основная часть
    3. Основная часть протокола должна содержать такое количество разделов, сколько вопросов было в повестке дня.

    Основная часть протокола может быть краткой и полной. Краткая часть фиксирует повестку дня, рассмотренные вопросы, имена выступавших, а также принятые решения. Такой протокол составляется обычно в тех случаях, когда совещание носит оперативный характер.

    В полной части протокола, помимо перечисленных моментов, отражаются во всех подробностях все моменты собрания: все реплики, переданные записки, замечания, позиции и прочие «непротокольные моменты». То есть, полный документ отображает полную картину собрания.

    Разделы и пункты в типовом документе

    Каждый раздел в бланке состоит из обязательных трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» (или «РЕШИЛИ»). Все эти части должны быть заполнены при составлении протокола.

    • В разделе «СЛУШАЛИ» указываются имена основных докладчиков и излагается текст выступления.
    • В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются имена тех, кто принимал участие в обсуждении выступления и приводится текст их выступления.
    • В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» приводятся решения по обсуждаемому вопросу.
    • В протокола имеются две обязательных графы, в которых ставят свои подписи секретарь, составивший протокол и председатель собрания. 
    • Ниже расположен типовой бланк и образец протокола, вариант которого можно скачать бесплатно.

    Составление и оформление протоколов заседаний, собраний, конференций

    Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.

    Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как президиум, профсоюзный комитет. Обязательно протокол ведётся на собраниях, конференциях, семинарах, совещаниях.

    Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь. Протокол должен быть оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.

    Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи.

    • Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации.
    • Нумерация протоколов собраний, заседаний профсоюзного комитета ведётся в пределах календарного года.
    • Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.
    • Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
    • Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:
    • кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
    • кто вёл протокол;
    • кто присутствовал на совещании (заседании, собрании);
    • кто был приглашён (при необходимости) на совещание, заседание, собрание;
    • какие вопросы обсуждались на совещании, заседании, собрании.

    Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность.

    На собраниях, где большое количество участников, перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.

    Например:

    1. Приложение
    2. к протоколу конференции
    3. трудового коллектива КГПУ

    Составляем краткий протокол оперативного совещания

    Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Очень часто такие совещания так и называют – оперативные. Проводят их руководители разного уровня: от руководителя организации до руководителей структурных подразделений.

    Оперативные совещания проводятся с установленной периодичностью (как правило, раз в неделю) и обычно протоколируются. Если в структурном подразделении или у руководителя, который проводит совещание, нет секретаря, ведение протокола оперативного совещания может поручаться одному из сотрудников подразделения.

    Наш словарик

    Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов*.

    Протокол составляется на основании звукозаписи или черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания секретарем или иным работником, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

    Если на заседании велась звукозапись, после заседания она перепечатывается, затем письменный текст редактируется и в обработанном виде включается в протокол. Срок, отводимый для оформления протокола заседания, не должен превышать трех – пяти дней со дня заседания. Протоколы оперативных совещаний составляются и оформляются в день заседания или в течение одного-двух дней после заседания.

    Протоколы бывают полными и краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения. 

    • Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения.
    • Ход оперативных совещаний, как правило, фиксируется в кратких протоколах.
    • Протокол заседания оформляется на общем бланке, стандартном листе бумаги формата А4 или специально спроектированном бланке протокола.
    • Обязательными реквизитами протокола являются:
    • наименование организации;
    • наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) с указанием вида заседания;
    • дата заседания;
    • регистрационный номер протокола;
    • место проведения совещания;
    • подписи.

    Датой протокола является дата события.

    Проблемы и решения

    Составление протоколов оперативных совещаний часто вызывает трудности. Рассмотрим наиболее распространенные.

    ■ Проблема: секретарь или один из младших по должности сотрудников, который ведет протокол, может не понимать сути обсуждаемого вопроса, и следовательно, испытывает затруднения при записи хода обсуждения вопроса.

    Что делать? В таких ситуациях секретарь должен обращаться к сотруднику, выступавшему на совещании, или к любому другому сотруднику, который может дать разъяснения.

    ■ Проблема: поскольку оперативные совещания часто ведутся без жесткого регламента, секретарь может не успевать записывать все, что происходит в ходе совещания.

    Что делать? В этом случае может помочь ведение звукозаписи во время заседания и составление протокола на основе ее расшифровки.

    ■ Проблема: при обсуждении вопроса может высказываться как существенная, так и малосущественная или вообще несущественная информация, и для секретаря может быть трудным выделение главной (существенной) информации, которую и нужно зафиксировать в протоколе.

    Что делать? В этом случае до составления протокола секретарь должен проанализировать всю информацию, отделить главное от второстепенного и включить в протокол только самые важные сведения.

    Текст краткого протокола

    Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

    Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня. Если участников заседания более 15, в протоколе допускается указывать общее количество участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий приводится в приложении к протоколу, например:

    Присутствовали: члены дирекции в количестве 16 чел. (список прилагается).

    Фамилии лиц, приглашенных на заседание, указываются после слова «Приглашенные» с указанием должности лица и наименования организации.

    В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться должность и фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), например:

    ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О плане командировок на 2012 г. Финансовый директор Молчанов С.А. …

    Обратите внимание

    Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемого вопроса. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное» или «Разные вопросы».

    Текст основной части краткого протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. Каждый из них строится по схеме:

    1.  СЛУШАЛИ: Фамилия И.О.

    1. ВЫСТУПИЛИ:
    2. РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:)

    Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами от границы левого поля и могут выделяться полужирным шрифтом. После слова СЛУШАЛИ в именительном падеже указывается фамилия докладчика и вопрос повестки дня, после чего в форме 3-го лица единственного числа кратко излагается содержание выступления.

    В части «РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ:)» кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования, записывается принятое решение. Формулируются решения в предписывающей форме: «Подготовить…

    », «Предусмотреть…», «Проинформировать…». По одному вопросу может быть принято несколько решений.

    В этом случае они нумеруются арабскими цифрами с привязкой к порядковому номеру вопроса по повестке дня, например:

    РЕШИЛИ: 1.1.     Подготовить план-график работ … Ответственный исполнитель – Фамилия И.О. Срок исполнения – 20.12.2011 1.2.       Проинформировать директоров филиалов о… Ответственный исполнитель – Фамилия И.О.

    Образцы и бланки протоколов 2020 года

    Протокол представляет собой бумагу, в которой отражаются обсуждения и решения, принятые на собраниях и заседаниях. Это одновременно и информационный, и распорядительный документ. В нем фиксируются сведения о ходе обсуждений. Но в бумаге есть не только информация, и распорядительная часть.

    Для чего требуется протокол?

    Протокол нужен для документации работы коллегиальных структур. К примеру, это могут быть комиссии, президиумы, профсоюзы. Бумага составляется на конференциях и совещаниях. За ее оформление отвечает секретарь. Он должен следить за тем, что все сведения зафиксированы правильно. Срок составления протокола – 5 суток с даты заседания.

    Основная функция протокола – отражение решений, сроков и ответственных лиц, определенных в ходе мероприятий. Дело в том, что решения, принятые в процессе заседания, могут быть истолкованы по-разному участниками обсуждения.

    Кроме того, сведения могут быть проинтерпретированы по-разному в дальнейшем. Все эти проблемы и решает протокол. Он твердо фиксирует все необходимые сведения.

    Если возникнут разногласия в дальнейшем, можно будет просто сослаться на документ.

    Протокол является основанием для предъявления требований к исполнителям. На его основании сотрудники будут осуществлять свою работу, исполнять поставленные руководителем задачи.

    Документ будет актуальным при возникновении конфликтов. Он исключает проблему искажений. Исполнители не смогут «забыть» о поставленных задачах. Протокол фиксирует актуальное состояние дел и проблем в компании на момент совещания.

    Особенно принципиально его наличие, если коллегиальных органов много. Документ облегчает взаимодействие между акционерными обществами, профсоюзами, ассоциациями. Его обязательно нужно составлять при принятии глобальных решений.

    Кто занимается составлением протокола?

    Обычно протокол составляется секретарем коллегиального органа (профсоюз, комиссия). Однако приглашение к работе секретаря – не всегда правильное решение. Иногда от человека, фиксирующего ход обсуждения, нужны специальные знания. Только при наличии достаточной квалификации сотрудник сможет отразить все сведения правильно. Поэтому иногда секретаря заменяет специалист нужного профиля.

    Основные разновидности документа

    Протоколы подразделяются на эти разновидности:

    • Краткие. В них в краткой форме отражаются вопросы, поднятые в ходе обсуждения, принятые решения. В документ заносятся фамилии участников заседания. Актуален он тогда, когда проводится оперативное обсуждение.
    • Полные. Подробно фиксируют вопросы, решения и ФИО участников мероприятия. В документе также отражается содержание доклада, предмет выступлений.
    • Стенографические. Заполняются на базе отчета стенографиста об обсуждении. Документ предполагает дословное отражение процесса обсуждения.

    Вид составляемого протокола зависит от вида проводимого обсуждения.

    Особенности составления

    Для составления протоколов используются специальные бланки. В них фиксируются эти реквизиты:

    • Название компании.
    • Название документа.
    • Дата обсуждения.
    • Номер протокола и место его составления.
    • Текст документа: название, само «тело» документа.
    • Подписи и визы.
    • Название коллегиальной структуры.

    Текст подразделяются на 2 части: вводная и основная. В вводной части фиксируются эти положения:

    • Руководители обсуждения.
    • Лицо, которое вело протокол.
    • Присутствующие на собрании.
    • Приглашенные лица.
    • Обсуждаемые вопросы.

    Основная часть заполняется в соответствии с повесткой заседания.

    К протоколу предъявляются строгие требования. Он должен полностью фиксировать содержание обсуждения. Документ должен быть достоверным и полным. Нумерация бумаги выполняется в рамках календарного года.

    Документ составляется на базе рукописных, стенографических и магнитофонных записей. Основаниями для составления также являются бумаги, подготовленные к мероприятию: повестка заседания, тезисы докладов.

    Если на мероприятии присутствует большое число участников, не имеет смысл перечислять их в вводной части. Следует использовать для этого отдельный список. В вводной части протокола фиксируется общее число присутствующих со ссылкой на дополнительный список.

    Выписки из протокола

    Из протоколов часто делаются выписки. Если присутствует такая необходимость, имеет смысл перечислять в выписке эти реквизиты:

    • Основные сведения: названия компании, документа, номер протокола и место оформления.
    • Заголовок.
    • Реквизиты вводной части и оформляющей части.

    Из содержательной части изымаются только положения, которые важны для заинтересованного лица.

    Ссылка на основную публикацию